As rotinas de um escritório contábil são cheias de prazos apertados, pressão e de um grande volume de dados dos clientes.
Tudo isso exige muita atenção da equipe contábil na hora de fazer as entregas de obrigações, já que é fundamental que tudo seja entregue corretamente e sem atrasos.
Erros podem resultar em multas, desentendimentos entre a equipe, danos à reputação e, em casos extremos, o encerramento das atividades de uma empresa.
Nesse sentido, as tarefas automatizadas são ótimas alternativas para trazer assertividade para os escritórios de contabilidade! A tecnologia dá mais segurança e produtividade para os escritórios contábeis, uma vez que seu uso traz a certeza de que tudo será entregue corretamente e sem atrasos!
As vantagens da automatização são inúmeras: evita retrabalhos, aumenta a produtividade, libera o tempo gasto com tarefas manuais, agiliza processos e traz mais qualidade ao atendimento ao cliente.
Se você ainda não tem ideia do que pode ser automatizado dentro do seu escritório contábil, confira 04 tarefas que tomam tempo da equipe contábil e que podem ser feitas com auxílio da tecnologia:
1. Enviar e receber documentos eletrônicos dos seus clientes
Papelada na contabilidade já é coisa do passado! Trabalhar com documentos eletrônicos torna os processos mais rápidos, práticos e seguros, isso sem falar em organização. Padronizar a forma como é feita a troca de documentos entre cliente e escritório contribui para a organização e agiliza o processo do recebimento de dados, duas coisas essenciais para o fechamento contábil.
Nesse sentido, com uma solução automatizada de gestão eletrônica de documentos – GED, você mantém todos os documentos eletrônicos organizados, seguros e sob controle. Ou seja, sempre que o escritório ou o próprio cliente precisarem consultar um documento, basta acessar a pasta correta na nuvem e pronto.
Na nuvem tudo fica centralizado e armazenado com segurança. Os documentos estarão sempre armazenados corretamente, o que garante rapidez, controle e autonomia para o cliente e para a equipe contábil.
2. Gestão de prazos e da equipe contábil
Acompanhar de perto o status das entregas e a produtividade da equipe contábil não é tarefa fácil para o gestor. Porém, com o auxílio de uma solução de gestão online e automatizada todas as informações referentes às entregas ficam disponíveis em um só lugar e em tempo real.
No caso do Acessórias, por exemplo, o planejamento da equipe contábil (baseado no vencimento das entregas), o controle de prazos e o status das entregas por equipe e por colaborador são feitos automaticamente.
Resumidamente, além de evitar erros ocasionados por processos manuais, atrasos e multas, um sistema de gestão também auxilia no reconhecimento dos colaboradores que realmente estão engajados no escritório contábil. As tarefas automatizadas trazem mais agilidade e precisão para a equipe contábil e visão panorâmica para o gestor.
3. Envios de e-mails com documentos e follow-ups de processos
Você já parou para calcular quanto a equipe contábil gasta todos os dias enviando e-mails com documentos e follow-ups de processos para os clientes? O tempo no escritório contábil é precioso, por isso não dá para desperdiçá-lo com tarefas repetitivas e simples.
Com uma solução de automação de e-mails, basta fazer a configuração dos dados e das mensagens e todos os disparos de e-mails passam a ser automáticos. No Acessórias, por exemplo, além de automatizados os e-mails também são altamente personalizáveis, assim você não perde a humanização do atendimento.
4. Atendimento ao cliente: mais proximidade e valor agregado aos serviços do escritório contábil
No atendimento ao cliente as tarefas automatizadas contribuem de várias formas. A utilização do Acessórias torna o atendimento mais rápido, pois a plataforma concentra todas as informações dos clientes que podem ser consultadas com rapidez e facilidade sempre que necessário.
Já a GED armazena todos os documentos dos clientes, organizados e seguros, evitando situações embaraçosas onde há perda de documentações.
Os e-mails automáticos mantém o cliente informado sobre o status dos processos em andamento no escritório sempre que houver uma atualização.
Por último, o Acessórias também oferece um aplicativo personalizado para os escritórios contábeis, que além de ser um diferencial, agiliza muito o atendimento ao cliente. No APP o cliente pode abrir e responder solicitações, ter acesso rápido aos documentos, consultar status de processos e se informar através de comunicados enviados pelo escritório contábil.
Definitivamente a tecnologia veio para elevar o nível do atendimento nos escritórios de contabilidade. Ao diminuir os processos manuais substituindo-os pela automatização é possível direcionar melhor os recursos físicos e humanos, desenvolvendo pacotes de serviços diferenciados.
Para que tudo isso funcione é essencial educar a equipe contábil e os clientes para o uso da tecnologia. Quando a ferramenta certa é adotada, é possível estabelecer um atendimento de qualidade, consultivo e estratégico. Afinal, automatizar tarefas repetitivas e que tomam tempo na rotina da equipe contábil é essencial para ter mais produtividade e sucesso.
