Manter a organização e cumprimento dos prazos das obrigações acessórias é um verdadeiro desafio para as empresas contábeis. Isso acontece pois para cada cliente do escritório, são dezenas de prazos para cumprir. Dessa forma, mesmo para uma empresa de pequeno porte, fica complicado mapear tudo o que precisa ser feito e controlar os prazos para evitar as temidas multas por atraso nas obrigações acessórias.
As multas por atraso são os pesadelos que atormentam a vida dos contadores. Além dos valores, que não são baixos, as multas por atraso são surpresas inesperadas que causam indisposição com a equipe e com os clientes, prejudicando o rendimento e a reputação do seu escritório de contabilidade.
Pensando nisso, nós preparamos algumas dicas que podem te ajudar a manter suas entregas todas em dia:
1) Tenha fluxos de trabalho bem definidos e claros para toda a equipe
Ter fluxos de trabalho que definam bem o passo a passo das atividades é algo muito importante a nível de organização, padronização e qualidade do serviço prestado em sua empresa contábil. Na ausência de padrões pré estabelecidos para realização de determinada obrigação, a entrega pode ser comprometida. Isso acontece porque cada funcionário cria uma forma de desenvolver o seu trabalho, o que muitas vezes torna o processo mais complexo e menos preciso.
Em um escritório sem os fluxos bem definidos, imagine a dificuldade para consultar o status de determinada tarefa em um dia no qual o funcionário responsável não está na empresa?
Dessa maneira, para fortalecer a qualidade do serviço ofertado é necessário estabelecer padrões. Ter um documento para consultar como as tarefas devem ser desempenhadas garante a continuidade do trabalho e não cria dependência do colaborador, o que acaba evitando as multas por atraso nas obrigações acessórias.
2) Acompanhe os processos da sua equipe
Não basta ter processos bem definidos se você não sabe se eles estão realmente sendo seguidos pelos seus colaboradores.
Para ter controle do andamento das atividades, é necessário ter um responsável por acompanhar a equipe, verificar se os processos estão acontecendo conforme o planejado e tirar as dúvidas, quando necessário. Este colaborador, além de ter domínio dos conhecimentos técnicos contábeis, precisa ser também um bom observador, líder, mediador da equipe e possuir visão sistêmica.
Outro meio de acompanhar a equipe e tornar o controle mais efetivo é utilizar um sistema que auxilie na gestão e controle de informações, assim facilitando a tomada de decisões, como o Acessórias.
3) Distribua as tarefas entre a equipe de forma estratégica
Dividir as atividades entre a equipe sem ter critérios bem definidos acaba sendo pouco eficiente e pode gerar conflitos. É natural que haja variação no desempenho dos funcionários, que um seja mais rápido em relação à outro, ou melhor em determinado tipo de tarefa. Porém, o que não pode acontecer é sobrecarregar um bom funcionário enquanto outro, menos produtivo, fica ocioso.
Portanto, dividir estrategicamente as tarefas é uma maneira de equilibrar o trabalho e acompanhar mais de perto a produtividade dos funcionários, utilizando as habilidades de cada um da melhor forma possível e assim evitando multas por atraso nas obrigações acessórias .
4) Use a tecnologia a seu favor
As novas tecnologias estão aí para ajudar!
Para tornar a gestão das obrigações acessórias mais eficiente você pode investir em ferramentas de gestão desenvolvidas para atender empresas contábeis.
Esse tipo de ferramenta torna o processo de mapeamento das atividades, fluxos de processos e controle de prazos muito mais práticos e funcionais.
O Acessórias, por exemplo, é uma solução que oferece o planejamento, controle e gestão completa dos prazos das entregas das obrigações acessórias. Através de sua utilização, você pode controlar os prazos, lembrar os responsáveis de todas as obrigações pendentes e ainda medir o desempenho da equipe.
Então, a utilização de um sistema completo, como o Acessórias, poderá tranquilizar o contador que já está no limite do estresse com tantos prazos e riscos de multas por atraso nas obrigações acessórias.
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