Com uma contabilidade cada vez mais digital, o contador que ainda fica escondido atrás de uma pilha de papel vem perdendo espaço para profissionais que buscam modernizar sua oferta de serviços.
Nesse sentido, tecnologias de inteligência robótica avançadas contribuem com a contabilidade, trazendo produtividade e ganho operacional para toda a equipe.
Hoje robôs de software são capazes de substituir e padronizar atividades repetitivas e burocráticas desenvolvidas por humanos, otimizando o tempo e a produtividade do escritório.
Uma forma assertiva de tornar o seu escritório contábil digital é fazer o uso de um sistema de gestão. Mas afinal, o que é e para que serve um sistema de gestão?
Não é um sistema de contabilidade!
Antes de falarmos sobre o que é um sistema de gestão, precisamos deixar muito claro o que ele não é: um sistema contábil!
Você que trabalha com contabilidade certamente já conhece algum sistema contábil, certo?
Estes sistemas são aqueles que permitem conhecer antecipadamente os dados contábeis, automatizam apurações complexas de tributos, cálculos e o preenchimento de guias, evitam erros de cálculo e o risco dos clientes do escritório contábil caírem na malha fina.
Além disso, os sistemas contábeis contribuem para ter acesso rápido às atualizações recentes ou as novas publicações legais, que nós sabemos que no Brasil não são poucas!
Já o sistema de gestão é algo complementar ao sistema de contabilidade no quesito facilitar a vida do contador. Com um sistema de gestão é possível automatizar a gestão prazos e processos do escritório, tornando a rotina muito mais ágil e prática.
Se não é um sistema contábil, afinal o que é um sistema de gestão?
Sabe aquela planilha do excel, onde você tenta manter os principais controles do escritório atualizados? Ou então a agenda onde você vai anotando vencimentos, pedidos de clientes e a lista de tarefas do dia? Isso sem falar nos vários rascunhos que vão se acumulando na mesa durante o dia!
Um sistema de gestão online substitui todas essas tentativas de controles manuais com assertividade, segurança e agilidade. Ele é complementar ao uso do sistema contábil e reúne dados e documentos estratégicos para uma gestão excelente do escritório.
Seu uso centraliza as informações em um único lugar, onde ficam disponíveis para consulta sempre que necessário. Com ele o gestor consegue manter os prazos sob controle e ter uma visão panorâmica do escritório contábil.
Por que devo usar um sistema de gestão?
Um sistema de gestão é capaz de gerar valor para todas as áreas do escritório contábil de forma integrada. Em outras palavras, sua utilização traz vantagens para todos, inclusive para o cliente do escritório:
Para o Gestor – Controle e Visão
O sistema de gestão dá uma visão macro do escritório, o controle das atividades realizadas pela equipe contábil e mais facilidade na tomada de decisões.
Ter acesso a dados e estatísticas atualizados em tempo real faz com que o gestor acompanhe de perto o andamento das rotinas do escritório.
Para a Equipe Contábil – Agilidade e Autonomia
A organização das rotinas facilita a execução e consulta do status dos processos, o cumprimento dos prazos e dá autonomia para a equipe contábil. No sistema, a equipe contábil encontra informações claras sobre o que, como e quando as tarefas precisam ser feitas.
Para o Cliente do Escritório Contábil – Qualidade e Proximidade
O sistema de gestão torna o atendimento ao cliente mais rápido e assertivo. Com todas as informações centralizadas, fica fácil consultar o status de um processo, fazer o envio de documentações e localizar documentos no arquivo em nuvem sempre que o cliente solicitar.
Tempo é dinheiro!
Confiar apenas na memória é um risco enorme, ainda mais quando o assunto é contabilidade! Em um escritório contábil esquecer ou atrasar uma tarefa pode resultar em multas por atraso, dor de cabeça e situações embaraçosas com o cliente e a equipe.
Além disso, você já parou pra pensar que a cada minuto que a equipe contábil passa fazendo alguma tarefa manual, eles estão perdendo tempo e, consequentemente, dinheiro?
Observe quanto tempo o time contábil passa hoje envolvido em atividades como:
Planejamento diário de tarefas, digitação e envios de e-mails, arquivo de documentos, contato com o cliente para confirmar o recebimento de guias e documentos, produção de relatórios, conferência de prazos.
E se eu te dissesse que tudo isso pode ser automatizado com um sistema de gestão? Pois é! Além do ganho em produtividade, estamos falando também de uma redução de custos operacionais e riscos de erros e retrabalhos muito significativa.
O que considerar para fazer a melhor escolha?
Agora que você já entendeu qual a relevância de contar com um sistema de gestão, nós vamos discutir o que levar em consideração na hora de escolher o melhor para o seu escritório. Com a contabilidade digital ganhando espaço no mercado contábil, são muitas as ferramentas disponíveis prometendo otimizar a rotina dos escritórios contábeis e melhorar a vida do contador e da equipe contábil. Contudo, na hora de escolher o melhor sistema de gestão, sugerimos que você fique atento a alguns pontos:
Segurança das informações
A contabilidade lida com informações muito importantes e confidenciais de seus clientes. Por isso é importante garantir que a ferramenta contratada armazene os dados com muita segurança.
Opte por ferramentas completas!
Utilizar um conjunto de ferramentas para realizar a gestão do seu escritório pode até funcionar, mas ao invés de facilitar, pode tornar os processos ainda mais complexos.
Imagine ter uma ferramenta para gerir prazos, outra para arquivos, outra para o planejamento semanal, uma planilha para registrar o andamento dos processos. Seriam muitas plataformas para alimentar, certo?
Dados fragmentados em diferentes plataformas e sistemas prejudicam o resultado final do trabalho pois complicam as rotinas e informações importantes podem se perder no caminho. Portanto, opte por ferramentas completas, que ofereçam tudo que você precisa em um único lugar.
Qualidade do suporte e atendimento ao cliente
Antes de escolher um sistema de gestão, é muito importante verificar como é o suporte e o atendimento ao cliente oferecido pela empresa contratada!
Uma empresa que oferece um atendimento de qualidade vai dar todo o suporte e atenção necessária quando a equipe contábil tiver dúvidas ou precisar de assistência. Isso é extremamente valioso. Por isso a nossa dica é: escolha quem valoriza o atendimento humanizado!
A tecnologia veio para agilizar processos, porém, ser atendido por pessoas reais, mesmo que remotamente, faz a diferença.
Importância de ter um sistema para gestão do escritório de contabilidade
Adotar um sistema de gestão para escritório de contabilidade é fundamental para garantir o crescimento e a sustentabilidade do negócio.
O ambiente contábil é dinâmico e demanda precisão e eficiência em todos os processos, desde a gestão de prazos até o controle de documentos e tarefas diárias. Com um sistema para escritório de contabilidade, os gestores podem centralizar informações, acompanhar o desempenho da equipe e ter uma visão panorâmica do andamento das rotinas.
A automação desses processos libera tempo valioso para a equipe contábil se concentrar em atividades mais estratégicas, como o atendimento aos clientes e o planejamento fiscal.
Além disso, o uso de um sistema de gestão melhora a comunicação interna e externa, pois facilita o envio de documentações e a consulta de informações em tempo real. Isso garante maior transparência e proximidade no relacionamento com o cliente, o que pode ser um diferencial competitivo para o escritório.
No cenário atual, onde as mudanças fiscais e tributárias são constantes, contar com uma solução tecnológica robusta não é mais uma opção, mas uma necessidade para garantir que todas as obrigações sejam cumpridas dentro dos prazos legais.
Em resumo, um sistema de gestão para escritório de contabilidade é a base para elevar o nível de organização, eficiência e qualidade no atendimento.
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