Embora o planejamento estratégico ainda seja visto por muitos profissionais como algo desnecessário, burocrático e difícil de fazer, essa ferramenta é o ponto chave para alcançar o sucesso. Ele vai te ajudar a escolher o melhor caminho para o seu negócio, definir metas, pensar meios de alcançá-las e identificar os recursos necessários no processo de transformação das suas ideias em resultados reais. Essa será uma ferramenta poderosa para criar ou fortalecer seu diferencial competitivo no mercado contábil.
Esses são alguns dos principais benefícios do planejamento estratégico para seu escritório de contabilidade:
Clareza: Os objetivos do seu escritório contábil são visualizados de forma clara por toda a equipe. Dessa forma há melhoria na comunicação interna, o que permite maior assertividade, engajamento e motivação nas ações.
Prevenção: Com um planejamento estratégico bem feito, você consegue prever os períodos de demanda extra — como o de declaração do imposto de renda — e preparar a sua equipe de forma que o impacto seja menor na rotina de trabalho.
Priorização: Tendo uma visão ampla do seu escritório de contabilidade você consegue priorizar ações que são urgentes e indispensáveis para o seu negócio.
Redução de Gastos: O planejamento estratégico te permite focar no que realmente é importante, assim você pode minimizar os custos.
Controle: O planejamento estratégico te dá meios de acompanhar os resultados e a evolução dos números relacionados às metas estipuladas.
Visão: Através do planejamento estratégico, você visualiza oportunidades de melhorias no seu negócio e consegue corrigir aquilo que não está indo tão bem. A visão te dá controle para acompanhar os resultados e a evolução da sua empresa contábil.
Entendeu a importância desse processo? Por esse motivo o planejamento estratégico deve ser desenvolvido pelos líderes da empresa e posteriormente replicado para todos da equipe, de forma que todos estejam alinhados em prol do alcance dos objetivos delineados. Quando bem executado, o planejamento agrega valor ao negócio, dando a visão necessária para enfrentar a concorrência no mercado e assim obter um bom retorno de seus investimentos. Você pode pensar que elaborar um planejamento estratégico é algo muito complicado, mas vamos te dar dicas de como elaborá-lo de forma prática e eficiente. Então separe um tempo na sua agenda, convoque membros chave da sua equipe e comece já o seu planejamento estratégico:
1) Defina ou revise a missão, a visão e os valores do seu escritório contábil
Os pilares de qualquer organização são a sua missão, visão e valores pois estes conceitos representam a identidade organizacional e ajudam a definir a direção estratégica que se deseja seguir. Por isso é importante que esses conceitos estejam bem definidos e sejam compartilhados com toda a equipe, dessa forma é possível gerar mais identificação e engajamento do time com a organização. Todos devem conhecer o propósito e a razão de existência da empresa, pois assim além de desenvolver um sentimento de pertencimento, também poderão trabalhar alinhados com suas diretrizes e identidade.
2) Faça a análise de SWOT — Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats)
Essa análise, da qual nós falamos um pouco mais neste artigo, permite que você conheça e analise os pontos fortes e fracos (ambiente interno) e as oportunidades e ameaças (ambiente externo) em relação ao seu escritório contábil. Essa análise vai servir como base para você planejar suas ações e estratégias de negócios.
3) Observe seus concorrentes
Identifique seus principais concorrentes e fique atento aos seus movimentos. Observando seus concorrentes você terá visão do seu mercado de atuação identificando tendências. Sugerimos que você avalie e compare os seguintes itens do seu escritório contábil com seus concorrentes:
- Site e redes sociais;
- Serviços ofertados, diferenciais e existência de demandas atendidas pelo meu concorrente e que ainda não atendo;
- Uso de tecnologias, sistema contábil, sistema de gestão, aplicativos;
- Campanhas de marketing;
- Relacionamento com o cliente.
4) Ouça seus clientes e a sua equipe
Quem conhece melhor os processos da sua empresa do que a sua própria equipe? Muitas vezes seus colaboradores possuem ideias inovadoras e soluções práticas e diferentes para tornar as rotinas do seu escritório de contabilidade mais produtivas, basta querer ouví-los. Da mesma forma, ouvir os seus clientes é uma ótima maneira de saber como melhorar o atendimento do seu escritório.
5) Defina metas e objetivos
Após realizar as análises acima, você terá informações suficientes para elaborar seus objetivos e traçar metas. Liste tudo o que precisa ser feito, divida em objetivos de curto, médio e longo prazo e defina quais serão as prioridades. Para definir os objetivos você pode seguir o padrão SMART: Específicos (Specific), Mensuráveis (Measurable), Alcançáveis (Achievable), Relevantes (Relevant) e baseadas em um prazo (Time-based).
6) Elabore um plano de ação
O plano de ação é elaborado com base em estratégias para alcançar os objetivos delineados. De forma clara e objetiva, determine as ações e indique responsáveis, prazos, orçamentos e recursos necessários para executar cada uma delas. As estratégias devem ser flexíveis de forma que, caso necessário, possam ser adaptadas conforme a necessidade do escritório.
7) Mensuração e acompanhamento de resultados
Este é um dos itens mais importantes do planejamento estratégico, mas muitas empresas deixam de realizá-lo. Não basta fazer o planejamento estratégico, guardá-lo em uma gaveta e olhar só no fim do ano. Adotar mecanismos de monitoramento é extremamente importante para fazer o acompanhamento e saber se o que planejado está evoluindo de acordo com o esperado ou se é necessário fazer ajustes. Então revise o planejamento do seu escritório periodicamente e faça os ajustes necessários. Você pode fazer esse acompanhamento através de reuniões periódicas com os responsáveis por cada estratégia e se algo não estiver caminhando como o esperado, você saberá os motivos e pode discutir as mudanças necessárias.
Agora que você já sabe como criar ou melhorar o planejamento estratégico da sua empresa contábil, que tal começar o ano investindo em um sistema de gestão para te ajudar a colocar os seus planos de ação em prática? Agende uma demonstração do Acessórias sem compromisso com um dos nossos consultores. Basta acessar esse link.
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