O controle é essencial para o sucesso de qualquer negócio, porém não há como controlar aquilo que não se pode medir. Nesse sentido, trabalhar com métricas confiáveis é fundamental para medir os resultados do escritório contábil e conhecer seus pontos fortes e fracos. De acordo com os dados coletados, é possível identificar e corrigir gargalos, fortalecer as estratégias que estão dando certo e trabalhar com base no conceito de melhoria contínua.
As métricas embasam as tomadas de decisão e ajudam a compreender qual é a posição atual do escritório contábil e o que é necessário fazer para atingir os resultados esperados. Neste artigo separamos algumas das principais métricas para você medir os resultados do seu escritório:
1) Retorno sobre o investimento (ROI)
O ROI é um cálculo utilizado especialmente pela área financeira para avaliar o sucesso dos investimentos realizados. Essa análise possibilita verificar se os investimentos estão atingindo os objetivos esperados e, dessa forma, contribui para a tomada de decisão.
Em outras palavras, o ROI dirá se o investimento realizado foi ou não benéfico para o escritório contábil, ou seja, se ele trouxe lucro (diretamente ou por meio da economia de gastos) ou prejuízo.
Alguns exemplos de investimentos que podem ser analisados por meio do ROI no escritório contábil são: treinamentos de colaboradores, campanhas de marketing, contratação de um sistema contábil ou de gestão, etc. O seu cálculo é feito da seguinte forma:
ROI = (Retorno alcançado – investimento realizado) / investimento realizado x 100
Quanto maior o valor do ROI, melhor para a empresa.
2) Net Promoter Score (NPS)
Esta métrica é extremamente importante, pois está diretamente associado à satisfação dos clientes do escritório contábil. O NPS pode ser aplicado online (via e-mail, aplicativo mobile, formulário no site do escritório), por telefone ou até por meio de formulários impressos. A única pergunta necessária em uma pesquisa de satisfação NPS é:
“Em uma escala de 0 a 10 (sendo 10 provavelmente), qual a probabilidade de você nos recomendar a seus amigos / colegas?”
Por ser rápido e fácil de ser respondido e analisado, o NPS se tornou um meio popular e valioso de medir os níveis de satisfação do cliente e, dessa forma, é capaz de prever o crescimento dos negócios. Essa métrica comprovada se tornou o principal padrão de medição para programas de melhoria, retenção e fidelização de clientes.
É por isso que ela não pode ficar de fora da coleta de dados do seu escritório contábil! Leia mais sobre NPS aqui.
3) Churn Rate
Também vinculada ao atendimento ao cliente, o Churn Rate é a taxa de cancelamento/evasão registrada em sua base de clientes. Essa métrica é comumente usada por empresas de telefonia e TV por assinatura, porém é um número bastante interessante para ser acompanhado em escritórios contábeis.
Para calcular o Churn Rate basta você utilizar a seguinte fórmula:
Churn Rate = clientes que cancelaram o serviço durante o mês/clientes no início do mês x 100
Essa métrica é muito útil para avaliar o sucesso do negócio, já que apresenta impacto direto no faturamento. É importante garantir que o seu Churn Rate seja sempre o mais baixo possível. Uma taxa alta é um sinal de alerta para o gestor contábil investir mais em programas de relacionamento e fidelização de clientes.
4) Número de atendimentos mensais
Verificar se os atendimentos do escritório contábil estão sendo capazes de suprir as necessidades e a quantidade de clientes é algo muito relevante. Para isso, quantificar os atendimentos realizados mensalmente pela equipe contábil é uma métrica bastante pertinente. Liste o número total de atendimentos, e destes, quantos foram entregues no prazo e em quantos atrasaram. Entre os atrasados, você também pode enumerar quantos resultaram em multas.
Para analisar os dados coletados, você pode usar o indicador OTIF (On Time in Full), muito popular na área de logística, mas que pode ser adaptado para escritórios contábeis. Ele mensura a porcentagem de pedidos perfeitos (que estão em conformidade com o solicitado pelo cliente) entregues no prazo correto, sem atrasos.
Para calcular o OTIF você deve utilizar a seguinte fórmula:
OTIF = entregas perfeitas / total de entregas feitas x 100.
A partir desse indicador, você poderá acompanhar qual a taxa de entregas com atraso do escritório.
5) Produtividade da equipe contábil
Ainda em relação aos atendimentos feitos pela equipe, outra métrica que merece atenção é o número de atendimentos realizados por colaborador. Acompanhando de perto o rendimento de cada colaborador você consegue identificar quem de fato se dedica ao escritório contábil e assim dar a estes colaboradores o devido reconhecimento.
Importante: ao analisar de forma quantitativa o número de atendimentos por colaborador, lembre-se de levar em consideração a complexidade dos atendimentos e também que as pessoas possuem ritmos de trabalho diferentes.
Escritórios contábeis monitoram um grande volume de dados de clientes, distribuídos entre diferentes pessoas da equipe. Dessa forma, sem um meio de controle bem definido, a qualidade do serviço prestado pode ser comprometida, bem como a praticidade e assertividade da consulta ao status das entregas. Portanto, é preciso usar estratégias e ferramentas que possibilitem coletar e analisar essas e outras métricas, para então elevar os padrões de produtividade e eficiência do seu escritório.
Agora que você já sabe que as métricas são decisivas para o sucesso e crescimento dos escritórios contábeis, que tal conhecer 06 ferramentas para te ajudar a fazer o controle das demandas no seu escritório contábil? Acesse o infográfico gratuito:
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