Se os escritórios de contabilidade já têm um alto volume de trabalho durante o ano todo, no período de envio das declarações do IRPF essa demanda fica ainda mais intensa. Por isso, o planejamento é essencial para manter a organização neste período, já que além de todas as obrigações padrão, ainda há o trabalho extra relacionado às declarações.
Geralmente, o período do envio das declarações do IRPF inicia em março e vai até o mês de abril. Embora sejam dois meses para a realização desse trabalho, muitos clientes deixam para procurar o contador na última hora, o que pode gerar sobrecarga e muito estresse.
Porém, sabemos que além do faturamento extra gerado com as declarações, a qualidade deste atendimento pode impactar em um aumento considerável na carteira de clientes ou de indicações.
Então, para vencer a correria e enxergar essa nova demanda como oportunidade de negócio, nós preparamos 6 recomendações para otimizar os envios das declarações no seu escritório contábil:
Faça um planejamento específico para este período
O planejamento é sempre importante, mas é ainda mais relevante em momentos de alta demanda, como o período das declarações do IRPF. Com um planejamento pensado especialmente para este período você garante uma melhor gestão do tempo e organização para a sua equipe contábil. Assim você assegura que essa demanda extra se adeque a rotina do seu escritório contábil sem sobrecarga e dor de cabeça.
Planejamento anual
Além do planejamento específico para o IRPF, prever o período de declarações no planejamento anual do escritório contábil também é muito útil. Com o planejamento você faz a gestão do tempo da sua equipe contábil de forma que as declarações do IRPF não interfiram nas demais rotinas do escritório. Logo, todo o tempo livre direcionado às declarações durantes os meses de março e abril.
Uma alternativa é montar uma equipe específica para atender essa demanda. A equipe pode ser formada por colaboradores do escritório ou, se houver a possibilidade, um time a parte com profissionais temporários. Assim, as atividades ficam bem divididas e a produtividade aumenta sem prejudicar sobrecarregar a sua equipe contábil.
Determine um prazo limite para receber os documentos das declarações do IRPF
No meio contábil, pode parecer óbvio falar da importância dos prazos, mas é necessário enfatizar que um cronograma com prazos bem definidos ajuda muito na organização, especialmente em períodos de alta demanda. Dessa forma, recomendamos que você defina um prazo limite para recebimento de documentos da declaração do IRPF.
Este prazo deve permitir trabalhar sem afetar seu bem estar físico e emocional, com tempo suficiente para dar atenção individual às declarações e evitar erros e retrabalhos que costumam ocorrer quando estamos correndo contra o tempo.
Mantenha seus clientes informados
Após definir o prazo limite para o recebimento das documentações, é hora de comunicar os clientes. Envie uma mensagem com as informações sobre os prazos e outros materiais informativos que possam úteis na orientação a respeito da declaração do IRPF.
Muitos clientes não compreendem o processo da declaração do Imposto de Renda, e a desinformação pode tornar o processo lento e ainda mais trabalhoso. Por isso, utilize os meios de comunicação do escritório contábil para informar seus clientes sobre os prazos e outras questões relacionadas ao tema. Faça posts no blog e nas redes sociais, compartilhe vídeos, textos e todo material educativo sobre a temática.
Uma dica para incentivar o cumprimento dos prazos de recebimento dos documentos é falar sobre como essa prática também será benéfica para o cliente. Com prazos bem definidos os clientes podem organizar as documentações com antecedência e prevenir erros que possam ocorrer, evitando problemas com o Leão. Informe também as penalidades do não cumprimento do prazo estipulado para envio das documentações, que pode ser o pagamento de uma taxa extra, por exemplo. Além disso, reforce as consequências e multas para aqueles que perderem o prazo oficial da Receita Federal.
Certifique-se que o cliente recebeu suas mensagens
Não basta enviar as mensagens, você precisa se certificar de que elas foram recebidas e compreendidas pelos seus clientes. Se necessário, acrescente uma confirmação de leitura aos e-mails e agende envios de lembretes quando o fim do prazo estiver se aproximando. Reforce todos os avisos nas redes sociais e no site do escritório contábil.
Crie um checklist!
Mesmo que você já tenha decorado todos os documentos necessários para a declaração do IRPF, um checklist pode ser muito útil nesse momento de alta demanda. Confiar apenas na memória é arriscado, ainda mais quando pensamos nas penalidades da Receita Federal em relação aos erros e perda de prazo da declaração do IRPF.
O check list é uma forma simples de organizar os afazeres e controlar as pendências das declarações. Dessa forma, fica mais fácil cobrar os itens que estão faltando e você não corre o risco de esquecer algum detalhe.
Além disso, você também pode estimular seus clientes a fazer um rascunho da declaração do Imposto de Renda utilizando como base os dados da declaração do ano anterior. Essa prática agiliza o preenchimento de diversos campos da declaração.
Desburocratize a entrega dos documentos
A tecnologia está aí para ser utilizada! Receber apenas a versão física dos documentos pode dificultar o processo e deixá-lo lento, sem falar nos riscos de perdas de documentos importantes. Portanto, busque meios que facilitem o recebimento das documentações e que agilizem o processo da declaração do IRPF: Receba a versão digital dos documentos! Você pode recebê-los por e-mail ou mesmo por um campo de upload em seu site.
Dica extra: exclusiva para clientes Acessórias
Se você é cliente Acessórias, use seu aplicativo!
O aplicativo do seu escritório contábil é ideal para fazer o envio dos comunicados e abertura de solicitações de documentos. Além de ser mais prático que o uso do e-mail, o aplicativo possui o protocolo digital indicando data, horário e IP do usuário que visualizou a mensagem.
O campo de solicitações é ideal para o recebimento de documentos dos seus clientes. Lembre-se de que quanto mais prático e rápido for o recebimento das documentações, mais rápido será a finalização da declaração.
Aplicando essas dicas você vai conseguir domar o Leão com mais facilidade e aproveitar as oportunidades geradas com as declarações do IRPF. O intuito é aproveitar as oportunidades geradas com essa demanda sem grandes impactos na rotina normal da sua equipe contábil. Além do faturamento extra, esse um ótimo momento para conquistar novos clientes e ganhar indicações. Com um planejamento bem feito e organização, aliados à um sistema de gestão como o Acessórias, você verá que domar o Leão pode ser mais simples do que você imagina.
