Se você faz seus principais controles através de planilhas do excel certamente já passou por situações de aflição ao perceber que não foram salvas as alterações nas quais você dedicou horas de trabalho. Ou mesmo aquele arquivo super importante que de repente foi corrompido e você não consegue abrir de jeito nenhum! Isso sem contar o trabalho para organizar tudo em pastas no computador ou na nuvem. É fácil ficar perdido em meio a tantos arquivos, não é mesmo?
Controles manuais podem até se úteis por um tempo, mas a longo prazo fazer a gestão do escritório contábil dessa forma pode se tornar arriscado. Para te mostrar o quão desfavoráveis as planilhas do excel podem ser, neste artigo nós reunimos 05 motivos para você abandoná-las de vez:
1. Planilhas não são seguras
Planilhas parecem confiáveis até acontecer algum problema com o seu computador ou até que um arquivo seja corrompido. De uma hora para outra você pode perder todo o seu trabalho, o que é muito estressante!
Esse risco pode ser ainda maior quando se tratam de documentos compartilhados, onde cada equipe mantém uma cópia do arquivo. As informações podem se tornar fragmentadas e divergentes, o que dificulta a tomada de decisões de forma estratégica, o planejamento e controle do trabalho realizado.
Já as planilhas salvas em nuvem, embora mais eficazes no “salvamento automático”, também não estão isentas do risco de perda de dados. Quando alimentadas por um número significante de pessoas, a chance de dados serem deletados ou alterados por acidente é muito grande. No quesito segurança, as planilhas não são uma boa opção.
2. Organização é essencial
Possuir diversas planilhas, espalhadas em várias pastas e computadores é algo muito comum. O problema é que quanto menos centralizadas as informações estão, menos organizadas elas se tornam.
Com o risco constante de perder arquivos, confusão de documentos, informações desatualizadas e falhas ao transferir informações de uma planilha para outra, é impossível garantir uma gestão de qualidade. Em outras palavras, a organização é essencial para uma gestão eficiente.
É por isso que vale a pena investir em ferramentas que possibilitem ter um panorama geral da empresa, com informações confiáveis para tomadas de decisão assertivas.
3. Planilhas diminuem a produtividade
Muitas vezes as planilhas do excel geram retrabalhos, pois cada departamento e/ou pessoa pode configurar suas planilhas como lhes convém. Além disso, não tem nada pior que ficar dependendo de um relatório chegar via e-mail para dar andamento em uma tarefa. Poder acessar as informações do seu cliente ou das tarefas da sua equipe em tempo real certamente vai tornar seu dia-a-dia muito mais produtivo e tornar a tomada de decisões muito mais assertiva.
A praticidade na disponibilização e acesso às informações aliadas à padronização dos processos e registro de dados melhoram significativamente a gestão de qualquer negócio.
4. A longo prazo, usar planilhas custa caro
Embora sejam ferramentas acessíveis e gratuitas, para escritórios contábeis de médio e grande porte, o barato pode sair caro.
Calcule o tempo gasto pela equipe contábil no preenchimento de diferentes planilhas e o trabalho que dá fazer o controle manual dessas informações. Para dados pontuais as planilhas são úteis, mas para registrar um grande volume e variedade de informações, que são indispensáveis para a gestão, elas não são funcionais.
Diversos custos podem ser reduzidos com processos automatizados utilizando um sistema de gestão. Assim você não precisa gastar um tempo valioso esquentando a cabeça com planilhas complicadas e fórmulas que não funcionam. A automação de processos dá mais tempo para focar em atividades que realmente agregam valor ao escritório.
5. Integrar informações é essencial!
Não basta controlar é preciso gerenciar. Para que qualquer negócio tenha sucesso, é necessário que a equipe trabalhe de forma integrada, o que se torna mais difícil com a utilização de um tipo de planilha para cada tarefa/setor. Ter uma visão ampla das informações é praticamente impossível.
Para um bom gerenciamento as informações tem que estar sempre disponíveis de forma clara, prática e sintetizada.
6. Sistemas de Gestão são mais eficazes!
A princípio um sistema de gestão pode parecer caro, mas com o tempo o Retorno sobre o Investimento (ROI) compensa o custo. Bons sistemas de gestão proporcionam segurança no registro e armazenamento de dados, bem como rapidez no acesso às informações.
Uma boa administração é essencial para que haja crescimento e desenvolvimento do seu negócio. Nesse sentido, pense nos benefícios de ter suas informações integradas automaticamente, garantindo dados mais confiáveis e acessíveis.
As planilhas do excel já foram muito úteis a nível de registro e organização, porém, com o avanço das tecnologias é necessário buscar outros meios mais seguros e eficazes de gerir suas informações.
