Em tempos de crise econômica é natural que as empresas busquem maneiras de reduzir custos operacionais para fortalecer o financeiro de seus negócios, isso também acontece nos escritórios de contabilidade. Porém, além de cuidar dos impactos econômicos da pandemia em seu próprio negócio, os escritórios de contabilidade também tem o importante papel de cuidar da saúde financeira de seus clientes e isso não é tarefa fácil.
Neste cenário, é necessário pensar maneiras de reduzir despesas sem perder o padrão de qualidade dos serviços e do atendimento ao cliente. Por isso preparamos algumas dicas para você reduzir custos em seu escritório contábil sem perder a qualidade dos serviços prestados ao seu cliente. O intuito é que sua equipe se torne mais produtiva e assim você tenha tempo suficiente para cuidar de perto dos seus clientes.
Entenda seus números
É importante se atentar aos índices externos, previsões do mercado e etc. Porém, as principais informações e indicadores para tomada de decisão estão dentro do seu escritório contábil. Nem precisamos entrar em detalhes neste ponto, já que este tipo de análise um profissional contábil sabe fazer como ninguém, certo? Analise seus custos fixos e variáveis, desde as grandes despesas como salários e aluguel, até pequenos gastos como o cafezinho e veja onde cabem reduções.
Foque no aumento da produtividade
Neste período de crise econômica muitas modalidades de negócio sofreram uma diminuição da venda de produtos ou serviços prestados. Porém, na maioria dos escritórios de contabilidade a realidade é outra: devido às publicações de medidas provisórias do governo, mudanças na legislação e graças à capacidade de atendimento consultivo por parte dos profissionais da contabilidade, as demandas acabaram aumentando.
Por isso, além das atividades que já são rotineiras nos escritórios contábeis, como as obrigações acessórias, declaração do IRPF, ainda é preciso atender às novas demandas contábeis do período da crise. Alguns dos serviços que tem aumentado são os atendimentos voltados à gestão financeira, folha, créditos tributários, gestão de pessoas, entre outros.
Neste caso fica muito claro: Tempo é dinheiro! Conseguir produzir mais, em menos tempo e com mais eficiência impacta diretamente na redução dos custos da sua empresa contábil. A redução do tempo gasto com rotinas burocráticas utilizando a tecnologia é um dos meios mais eficazes e seguros de aumentar a produtividade da equipe contábil sem perder a qualidade do atendimento.
Colaboradores com grande parte das atribuições burocráticas e repetitivas podem ser substituídos pela inteligência artificial ou alocados em outras atividades que geram mais valor para a empresa contábil.
Trabalhe a motivação da equipe
Ainda falando em produtividade, trabalhar a motivação dos colaboradores é um dos melhores meios de obter ganho em produtividade e aumentar a qualidade dos atendimentos realizados. A chave de manter a equipe motivada vai muito além de recompensas financeiras. Deste modo, a motivação é vinculada principalmente a um sentimento de valorização profissional, e isso se faz ainda mais importante em um período de crise.
Crie meios de manter a comunicação constante da equipe. Em caso de home office, utilize ferramentas online para reuniões e trocas de mensagens. Se sentir parte do time em tempos de trabalho remoto é crucial para a saúde mental do colaborador. Uma equipe motivada se empenha mais na realização do trabalho e o faz com mais qualidade.
Faça uso intensivo de novas tecnologias!
Muitas vezes pensar em investimentos em um período de crise parece loucura. Porém, o ponto chave é saber avaliar qual será o retorno do investimento realizado.
A tecnologia veio para auxiliar o contador e melhorar significativamente a produtividade dos escritórios de contabilidade. Por isso acreditamos que o investimento em tecnologia é válido em períodos de crise, uma vez que a inteligência artificial contribui muito para reduzir custos operacionais dentro dos escritórios de contabilidade.
Automatize processos
Um dos assuntos mais mencionados neste artigo é como o aumento da produtividade impacta diretamente na redução de custos em um escritório contábil, certo?
Pense no tempo gasto com o envio de guias para seus clientes, por exemplo. Imagine quanto tempo seria poupado se você contasse com uma solução capaz de dar baixa no prazo das entregas, anexar a guia na nuvem, enviar o protocolo digital ao cliente e ainda salvar os arquivos no seu servidor de backup, tudo muito bem organizado. É isso que o e-Contínuo, o robô do Acessórias, pode fazer por você e pela sua equipe!
Além disso, é importante ressaltar que o robô não erra. Com a inteligência robótica você reduz erros, retrabalhos e tem muito mais segurança da informação. Em outras palavras, você consegue reduzir custos de demandas burocráticas e recorrentes e foca no atendimento de demandas analíticas e estratégicas. Saiba mais benefícios da automação neste post.
Invista em GED – Gestão Eletrônica de Documentos
Você já mensurou quanto tempo é desperdiçado todos os dias em seu escritório contábil fazendo arquivos ou procurando documentos dos seus clientes? Se o arquivo for realizado com documentos impressos você pode multiplicar esse desperdício por dez! Quando lidamos com arquivos de documentos físicos é muito fácil perder o controle. Há o desperdício de espaço físico e de recursos como tinta e papel.
Por isso recomendamos que você modernize sua gestão de documentos! Migrar os arquivos para a nuvem com a GED, além de seguro, também facilita o acesso às informações. Você irá reduzir custos e ainda torna os processos mais práticos e rápidos.
Ganhe performance utilizando um sistema online de gestão
Uma gestão de qualidade é a chave para o sucesso do seu negócio, principalmente em um momento de crise. Ter um sistema de gestão online para poder controlar seu escritório contábil de onde estiver trará um ganho significativo para na performance do seu escritório contábil.
Com um sistema de gestão online, como o Acessórias, você tem a visão panorâmica do seu negócio e do atendimento da sua equipe. Com um controle bem definido, é possível acompanhar a produtividade dos seus colaboradores e ver de fato quem está “vestindo a camisa” do escritório contábil.
Através dos indicadores disponíveis no Acessórias, você sabe quais as demandas em andamento, as prioridades da semana, quais são os prazos com vencimento próximo e muito mais. Esses dados são muito importantes para alinhar a equipe e para a tomada decisões.
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