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Vai fazer home office? Saiba como manter a produtividade

De acordo com as recomendações do Ministério da Saúde, Organização Mundial da Saúde (OMS) e autoridades civis de evitar a grande circulação de pessoas e, consequentemente, a propagação do vírus, muitas empresas estão aderindo voluntariamente ao trabalho remoto, mais conhecido como home office

Nesse cenário, muitas empresas contábeis já aderiram ao home office. O que acontece é que a maior parte das pessoas não está habituada a essa rotina de trabalho e enfrentam muitas dificuldades, entre elas a procrastinação. Então se você vai fazer home office nas próximas semanas e ainda não sabe como manter a produtividade trabalhando em casa, nós preparamos algumas dicas para tornar a sua adaptação mais fácil:

Faça uma boa gestão do tempo

A flexibilidade do home office não significa não ter horários. É importante que você crie rotinas de trabalho, mesmo em casa. Ative despertadores com horários de início e término da jornada e não esqueça das pausas! Reserve momentos para levantar da mesa, caminhar pela casa, se alimentar e beber água.

Como em casa é muito mais fácil se distrair, crie meios de manter a concentração. Estabeleça metas de entregas diárias e faça uma lista de tarefas dividida em blocos de atividades semelhantes e ao longo do dia vá riscando as tarefas que forem cumpridas.

Sugerimos que cada bloco tenha a duração média de 90 minutos. Essa quantidade de tempo é ideal, já que não é tão pouco a ponto de você não conseguir desenvolver a atividade e nem tão longo para colaborar com distrações. 

Outra sugestão é separar as manhãs para atividades que necessitam de maior empenho intelectual, já que nesse período você estará mais descansado e concentrado. No período da tarde se dedique às atividades mais dinâmicas, repetitivas ou que envolvam contato com seus clientes, por exemplo. Claro que em tempos de Coronavírus o contato do qual falamos deve ser feito preferencialmente de forma virtual.

Vista-se adequadamente

Mesmo em casa é importante sair da cama e tirar o pijama! Não precisa usar camisa, jeans, tênis, mas o simples ato de mudar de roupa para algumas pessoas ajuda a entrar no ritmo do trabalho, o que colabora com o aumento da concentração. 

Além disso, vestir-se de maneira adequada também te deixa preparado para caso haja necessidade de alguma videoconferência durante o dia. No fim do expediente, o ato de trocar de roupa também te ajuda a assimilar que o período de trabalho terminou e que é hora de descansar. Com o passar dos dias você vai perceber que essas pequenas coisas fazem a diferença para manter a sua saúde mental.

Prepare o seu ambiente de trabalho

Quando você está fazendo home office o seu local de trabalho e de descanso se tornam o mesmo. Assim, é válido que você defina um local dentro de casa onde você irá trabalhar. Isso ajuda a “se sentir trabalhando” e diferenciar os momentos de descanso. Procure um ambiente iluminado, com uma cadeira confortável, evitando riscos ergonômicos.

Outra dica importante é, se possível, escolher cômodos onde haja pouco ou nenhum fluxo de pessoas. Se não houver possibilidade, combine com os moradores da sua casa que evitem falar com você quando estiver de fones de ouvido, por exemplo. 

Desligue a televisão, as notificações do celular e, se necessário, deixe seu celular a certa distância. Se no ambiente de trabalho já é difícil lidar com as distrações, em casa esse desafio é ainda maior. 

Teste seu equipamento de trabalho

Devido a necessidade de adaptação rápida da equipe ao home office, um dos desafios é a estrutura tecnológica adequada para a realização do trabalho. Por isso teste a internet, os programas que precisa utilizar e caso haja qualquer problema comunique sua empresa. 

Em casa costumamos usar notebooks, que costumam ser menores e mais baixos que os desktops, por isso é válido utilizar livros para regular a altura, deixando mais confortável ao uso. 

Mantenha a comunicação com a sua equipe

Graças à tecnologia é relativamente fácil manter o contato com a sua equipe durante o home office. Reuniões remotas periódicas, por exemplo, são um ótimo meio de manter o time alinhado, esclarecer dúvidas e discutir a solução de eventuais dificuldades que possam estar acontecendo.

Além disso, chamadas de vídeo contribuem para diminuir os ruídos da comunicação e aproximar a equipe nesse momento de isolamento voluntário. Alguns exemplos de ferramentas que podem contribuir com a comunicação da sua equipe são o Hangouts Meet, Sclak, Zoom, Skype, Whatsapp, etc.

Dica importante: Diante da pandemia do Coronavírus, o Google disponibilizou gratuitamente os recursos premium do Hangouts Meet, sua ferramenta para videoconferências, para os usuários do G Suit (veja comunicado aqui).

Tenha paciência e empatia

Nossa dica final é ter paciência! Toda mudança no trabalho exige tempo para adaptação, ainda mais quando as mudanças precisam ser feitas às pressas em um momento atípico como o que estamos vivendo. Mantenha a comunicação com seus colegas de trabalho e converse abertamente sobre suas dificuldades.

E acima de tudo, respeite a medida de isolamento preventivo. Não adianta fazer home office e sair de casa no final do expediente para encontrar amigos, por exemplo. Lembre-se que essa é uma situação temporária. Tenha empatia e saiba da sua responsabilidade, pois a prevenção depende de cada um de nós.

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