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Home office: Saiba como a tecnologia pode te ajudar!

Não é de hoje que discutimos como será o futuro da contabilidade com o crescente uso da tecnologia. Agora, com as medidas tomadas para prevenir a proliferação do Covid-19 baseadas principalmente no isolamento social, fica evidente que o futuro é da contabilidade digital.

Muitas empresas contábeis já aderiram ao home office, modalidade que depende muito de recursos tecnológicos para funcionar. Assim, a tecnologia se torna uma forte aliada para manter o contato e alinhamento da equipe, fazer o controle das entregas, otimizar as rotinas e manter uma comunicação eficaz com os clientes.

Partindo da ideia de que a tecnologia pode auxiliar os escritórios de contabilidade nesse momento de mudança das rotinas de trabalho, preparamos algumas dicas de como utilizar os recursos tecnológicos para otimizar os trabalhos da sua equipe durante o isolamento social:

Comunique seus clientes sobre as mudanças no seu atendimento

É importante utilizar os canais oficiais do escritório contábil para informar os clientes sobre como estarão operando e se haverá impactos aos serviços prestados. Como a contabilidade lida diretamente com as finanças de seus clientes, com documentos, prazos e entregas de obrigações acessórias que impactam legalmente em seu funcionamento, isso torna a transparência ainda mais importante.

As pessoas estão vivendo um momento de muitas incertezas, portanto é necessário tranquilizá-las ao máximo sobre o serviço prestado pelo escritório, deixando claro quais medidas foram adotadas para continuar o atendimento e evitando assim que seu escritório contábil se torne uma preocupação a mais para os clientes.

Torne seu escritório contábil digital!

Por medidas de segurança o atendimento presencial em grande parte dos escritórios contábeis do Brasil teve que ser substituído temporariamente por canais online. Você pode encarar isso como um problema difícil de enfrentar e continuar com processos manuais, sem investir em tecnologia, e perder espaço para seus concorrentes, ou então encarar como uma oportunidade de utilizar a tecnologia a seu favor para tornar o seu escritório contábil digital.

Para se adaptar a essa nova realidade, reforce o uso de ferramentas tecnológicas já utilizadas pelo escritório e invista em outras ferramentas que possam ser úteis para equipe e para o atendimento ao cliente. Utilize a nuvem para arquivar e fazer backup de documentos, faça a comunicação com os clientes por meio de plataformas online como e-mail, Skype, Whatsapp. Fortaleça o uso das redes sociais e do site do escritório para fazer negócios.

A contabilidade digital valoriza o conhecimento do profissional e permite que o foco esteja no atendimento de qualidade e não em atividades burocráticas. Se seu escritório já investe em tecnologia, este é o momento ideal de fortalecer o uso de ferramentas online e torná-las populares entre a equipe e os clientes. Para aqueles que ainda não utilizam, esse é o momento de investir em tecnologia e adaptar os atendimentos para o meio digital, evitando perder clientes.

Invista na gestão online do escritório contábil

Um ótimo investimento neste período de home office é a utilização de uma ferramenta de gestão para seu escritório contábil. Se dentro do escritório muitas vezes já é difícil manter o alinhamento e o controle da equipe contábil, em home office é mais difícil ter visão do andamento das atividades.

Uma ferramenta de gestão contribui para a padronização de processos, dá autonomia para a equipe que trabalha em home office, colabora com a organização do trabalho e consequentemente, com a produtividade. Com uma ferramenta de gestão você tem controle e visão do escritório contábil mesmo com a equipe trabalhando em casa. Em outras palavras, investir em gestão dá segurança para o gestor, para o cliente e também para a equipe contábil.

Como o Acessórias pode otimizar seu home office?

Utilizando o Acessórias todas as informações necessárias para sua equipe trabalhar de casa ficam reunidas em um só lugar. Dessa forma, nossas funcionalidades contribuem para um trabalho remoto produtivo, seguro e com controle dos prazos e tarefas. Essas são algumas funcionalidades do Acessórias que contribuem para o trabalho remoto:

Aplicativo personalizado: O uso de um aplicativo desenvolvido especialmente para otimizar a comunicação do seu cliente com a sua equipe contábil é capaz de tornar a troca de informações online muito mais prática e assertiva. No aplicativo é possível enviar comunicados, abrir e responder solicitações, compartilhar documentos, registrar o acesso dos clientes às mensagens enviadas por meio de protocolo digital. Tudo isso de forma rápida, fácil e prática. (Solicite uma demonstração do aplicativo aqui.)

Planejamento semanal: Um planejamento semanal enviado diretamente no e-mail da equipe, informando os prazos das tarefas que precisam ser feitas durante a semana.

Gestão de processos: Com poucos cliques você define fluxos de trabalho para orientar sua equipe sobre o desenvolvimento dos processos feitos no escritório contábil. Essa funcionalidade dá autonomia para a sua equipe saber exatamente o que precisa ser feito, o que é essencial durante o trabalho remoto. Também é possível consultar o status do processo, quem são os responsáveis, além de configurar disparos de notificações para o seu cliente sobre o andamento do processo solicitado por ele. Tudo isso integrado ao aplicativo do seu escritório contábil.

Automação de tarefas: Com o e-Contínuo, o robô do Acessórias, é possível automatizar disparos de e-mails, entregas e baixas das obrigações. Assim sua equipe tem mais tempo para focar no atendimento ao cliente e em outras atividades estratégicas.

Gestão de prazos: Chega de pagar multas por atraso! Com a gestão completa dos prazos das entregas das obrigações acessórias dos clientes da sua empresa contábil, você sempre será lembrado dos prazos das entregas.

Protocolo digital: Com o Acessórias você coleta a assinatura digital do protocolo de entrega dos seus clientes sempre que eles acessarem uma mensagem enviada por e-mail ou aplicativo, identificando data, hora e IP do cliente que acessou o documento.

Não temos certeza sobre a duração da orientação sobre o isolamento social, porém, após essa verdadeira revolução digital o mercado não será mais o mesmo. Portanto, encare a crise como uma oportunidade de mostrar o valor e os diferenciais do seu escritório contábil. Use a criatividade e os recursos tecnológicos de comunicação e de gestão para melhorar seu atendimento e manter a oferta dos seus serviços contábeis. Mais uso, mais experimentação e mais adaptação!

Quer saber mais sobre as funcionalidades do Acessórias? Solicite uma demonstração aqui.

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