Basta olhar para o calendário fiscal brasileiro para entender que esse é um dos motivos que levam profissionais da contabilidade à sobrecarga de trabalho.
Para se ter ideia, em 2014 o advogado tributarista mineiro Vinicius Leoncio reuniu grande parte da complexa rede de leis tributárias no Brasil em um só livro.
O resultado? Uma publicação de 41,2 mil páginas e 7,5 toneladas intitulada “Pátria Amada” [saiba mais]. Isso sem falar de todas as mudanças na legislação que surgem todos os dias, exigindo atualização constante dos profissionais da área.
No entanto, sabemos que o atendimento das empresas contábeis vai muito além das obrigações acessórias. Dessa forma, serviços estratégicos como consultorias empresariais, contabilidade gerencial, planejamento organizacional, controle de custos, e demandas extras como as declarações do IRPF também fazem parte do dia a dia do contador e demandam tempo e atenção.
Então podemos entender a sobrecarga de trabalho como algo comum na profissão do contador?
Sentir esgotamento físico e mental, dificuldade para se concentrar, um cansaço que nunca vai embora, preocupação constante e noites de sono perdidas pensando nos prazos do escritório. Esses sentimentos não devem ser entendidos como algo “normal” na rotina de profissionais de contabilidade.
Se identificar com essa realidade só mostra que a sua qualidade de vida está comprometida e que passou da hora de mudar. É por isso que neste artigo vamos te mostrar algumas possíveis soluções para evitar a sobrecarga de trabalho na contabilidade:
Delegar é preciso!
Ser gestor de um escritório contábil exige muita responsabilidade, já que grande parte das atividades acabam passando pela supervisão desse profissional. Porém, ser gestor não significa ter que acumular funções.
Nesse sentido, saber delegar é algo essencial para equilibrar a rotina do escritório contábil, e desde que os processos estejam bem estruturados é possível delegar, acompanhar e ter controle do andamento das atividades sem precisar ficar sobrecarregado por isso.
No entanto, se você tem dificuldade em confiar atividades a outras pessoas, comece aos poucos, direcione, acompanhe. Assim, você dá autonomia para o colaborador gradativamente, orientando e acompanhando sua evolução.
Uma ótima forma de delegar tarefas e ter controle sobre o que está sendo feito é utilizar um sistema de gestão. Através dele, você consegue parametrizar os processos e acompanhar de perto o desempenho da equipe contábil.
Torne a tecnologia sua aliada
Atualmente o uso da tecnologia alivia muito a sobrecarga de trabalho nos escritórios contábeis e torna as rotinas mais práticas, rápidas e assertivas. É por isso que a contabilidade digital é uma tendência que veio para ficar!
Para colocar a transformação digital em prática no seu escritório contábil, você pode utilizar desde as ferramentas mais simples como e-mail e Whatsapp, até as mais completas, como sistemas de gestão automatizados.
Com tantas ferramentas disponíveis para agilizar os trabalhos do contador, não há motivos para continuar gastando tempo e energia em trabalhos repetitivos e manuais. Basta escolher aquelas que se adaptam melhor ao seu negócio.
O uso da tecnologia contribui para:
- Melhorar a interação entre escritório e clientes, facilitada pelo uso de canais de comunicação, como o e-mail e aplicativos;
- Agilizar a troca de informações com os documentos disponíveis em nuvem, possibilitando o acesso em tempo real, tanto pela equipe contábil quanto pelos clientes.
- Automatizar processos de baixa complexidade, repetitivos e lineares, como envio de e-mails, elaboração de relatórios, gestão de prazos.
Tenha fluxos de trabalho bem definidos
Um escritório contábil é composto por múltiplos departamentos que precisam trabalhar de forma integrada. Para isso, é essencial que a equipe tenha domínio e segurança sobre a execução dos processos.
Uma boa maneira de garantir bons resultados é criar meios para padronizar os processos, investir no treinamento da equipe e deixar o passo a passo sempre disponível para a consulta, caso surja alguma dúvida.
Para a organização dos processos você pode utilizar planilhas online, fluxogramas (LucidChart, Draw.io, Gliffy), ou se optar por algo mais completo, um sistema de gestão como o Acessórias.
Ter fluxos de trabalho bem definidos contribui para oferecer um padrão de qualidade no atendimento ao cliente e para dar autonomia para a equipe trabalhar. Ou seja, além de melhorar a performance da equipe, ainda contribui para a diminuição da sobrecarga de trabalho.
Um sistema de gestão 100% online pode ser a escolha certa para o seu escritório contábil
O Acessórias é uma ferramenta completa de gestão, pensada especialmente para otimizar as rotinas de escritórios contábeis. Através do Acessórias você:
- Facilita a supervisão do gestor.
- Proporciona clareza, segurança e autonomia na execução dos processos.
- Melhora a compreensão global do processo.
- Tem acesso rápido a relatórios que contribuem para a tomada de decisão.
- Possibilita análises críticas e melhoria contínua nos serviços do escritório.
- Evita tarefas desnecessárias, diminuindo a sobrecarga de trabalho e aumentando a produtividade da equipe.
Quer saber como levar essa tecnologia para a sua empresa contábil?
