fbpx

Paperless: Entenda os benefícios do escritório contábil sem papel

Certamente você já passou por alguma situação onde você perdeu um documento, recibo, ou mesmo uma anotação importante. Você refaz seus passos, procura e quando não acha, como último recurso tenta recriá-lo. É estressante, eu sei. Para evitar situações como essa vamos te apresentar o conceito de paperless.

Este termo vem do inglês que, traduzido, quer dizer “sem papel”. Na prática, o paperless é um modelo de gestão que tem como objetivo reduzir ao máximo o uso do papel nas rotinas de trabalho. É por isso que aderir ao paperless é uma ótima oportunidade de investir no avanço tecnológico digital e apoiar práticas corporativas mais sustentáveis.

Falando do mercado contábil, muitos escritórios ainda usam o modelo analógico de gestão, com muito material impresso, rascunhos de anotações sobre a mesa e enormes arquivos em papel. Seja por medo da mudança ou por pensar que o investimento em tecnologia é muito alto, a verdade é que muitos escritórios de contabilidade ainda estão presos no passado.

Seja sincero, você é do time que pensa que o valor dos investimentos em tecnologia são altos demais para pouco retorno?

Então dê uma olhada em alguns dos principais benefícios do paperless para o seu escritório contábil:

Redução de custos operacionais e otimização do espaço físico

Os custos de manter processos analógicos no seu escritório contábil vão muito além de economia em papel e impressão. Os prejuízos envolvem o tempo que os colaboradores gastam procurando documentos e informações, perda de produtividade para consultar o status de processos, retrabalho para reelaborar um arquivo extraviado, entre outros.

Além disso, ao aderir a meios digitais de armazenamento de dados, grandes volumes de papel podem ser digitalizados, liberando os espaços antes ocupados por arquivos. Assim, essas salas podem passar a ser utilizadas para a expansão da equipe contábil e crescimento do escritório contábil.

Considerando tudo isso, será que deixar a transformação digital para depois é realmente econômico?

Melhoria significativa na performance 

Lembre-se de quanto tempo você já passou procurando um documento em uma sala de arquivos ou quanto tempo gastou para refazê-lo quando não conseguiu encontrar. Isso é um desperdício do seu tempo valioso!

É por isso que em uma gestão paperless o escritório conta com as ferramentas digitais necessárias para armazenar os arquivos em nuvem, o que deixa qualquer documento a um clique de distância.

Na nuvem, os arquivos são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente. Assim, quando alguém precisa consultar um documento, a solicitação pode ser atendida em poucos segundos.

Vale a pena continuar gastando tempo e energia em processos manuais apenas porque “sempre foi assim”?

Mais segurança e rastreabilidade dos dados

Digitalizados e armazenados em nuvem, os documentos ficam muito mais seguros. Dessa forma evitam-se extravios e os riscos de deterioração.

Além disso, em um é difícil ter controle de acesso sobre um arquivo físico de documentos. Por mais que alguns escritórios contem com o apoio de câmeras de vigilância, é difícil garantir que alterações e retiradas de documentos não autorizadas sejam de fato evitadas. 

Por outro lado, dependendo do software contratado, a gestão eletrônica de documentos garante controle de acesso aos documentos, com permissões definidas pelos gestores. Também é possível registrar dados detalhados de qualquer movimentação e alteração feita no documento, como por exemplo: data, horário, IP e identificação de quem fez a alteração.

Sustentabilidade

Não tem como falar em redução de papel sem falar em sustentabilidade. A transformação digital diminui os impactos ambientais à medida que reduz o consumo de papel e de outros materiais.

Cada vez mais as empresas estão conscientes da importância de fazer escolhas mais sustentáveis e do impacto que isso tem a longo prazo. Aderir ao paperless é uma dessas escolhas.

“Eu já uso e-mail e planilha online na minha empresa, isso não é ser digital?”

Sim, esses são passos importantes em direção à contabilidade digital. Porém, não adianta usar ferramentas digitais se seus processos continuam analógicos.

Pense comigo, de que adianta utilizar whatsapp, e-mail e planilhas online se é um funcionário específico que sabe para quem enviar as mensagens e que retém os dados para o preenchimento da planilha.

Se o funcionário falta ou acaba se desligando do escritório contábil, ficam os e-mails e as planilhas, mas os processos e rotinas se vão com ele. 

Complicado né?

É por isso que não basta usar ferramentas digitais, o escritório precisa modernizar os processos. Usar e-mail, whatsapp e planilhas online já te coloca na frente de escritórios reféns da papelada, mas ainda te deixa atrás de quem realmente está engajado na transformação digital.

Aliado à prática do paperless, um sistema de gestão online e automatizado pode trazer inúmeros benefícios ao seu escritório contábil:

  • Mais controle para a tomada de decisões
  • Números de performance do escritório contábil
  • Mapeamento e acompanhamento dos processos em tempo real
  • Controle de prazos e automação de entregas
  • Planejamento semanal automático
  • Envios automáticos de e-mails de follow-up
  • Gestão eletrônica de documentos

Resumindo, aderir a  gestão online e automatizada é um divisor de águas no processo de transformação digital. Através de um sistema de gestão você vai acompanhar, em detalhes, tudo o que acontece na sua empresa contábil. 

Gestão ágil, eficiente e sustentável. Comece a transformação digital no seu escritório contábil com o Acessórias: Solicite uma demonstração grátis.

Compartilhe este artigo

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

Solicite uma demonstração grátis

Newsletter

Assine nossa newsletter e tenha acesso a materiais de alta relevância, dicas e novidades do Sistema Acessórias!