Certamente você já passou por alguma situação onde você perdeu um documento, recibo, ou mesmo uma anotação importante. Você refaz seus passos, procura e quando não acha, como último recurso tenta recriá-lo. É estressante, eu sei. Para evitar situações como essa vamos te apresentar o conceito de paperless.
Este termo vem do inglês que, traduzido, quer dizer “sem papel”. Na prática, o paperless é um modelo de gestão que tem como objetivo reduzir ao máximo o uso do papel nas rotinas de trabalho. É por isso que aderir ao paperless é uma ótima oportunidade de investir no avanço tecnológico digital e apoiar práticas corporativas mais sustentáveis.
Falando do mercado contábil, muitos escritórios ainda usam o modelo analógico de gestão, com muito material impresso, rascunhos de anotações sobre a mesa e enormes arquivos em papel. Seja por medo da mudança ou por pensar que o investimento em tecnologia é muito alto, a verdade é que muitos escritórios de contabilidade ainda estão presos no passado.
Seja sincero, você é do time que pensa que o valor dos investimentos em tecnologia são altos demais para pouco retorno?
Então dê uma olhada em alguns dos principais benefícios do paperless para o seu escritório contábil:
Redução de custos operacionais e otimização do espaço físico
Os custos de manter processos analógicos no seu escritório contábil vão muito além de economia em papel e impressão. Os prejuízos envolvem o tempo que os colaboradores gastam procurando documentos e informações, perda de produtividade para consultar o status de processos, retrabalho para reelaborar um arquivo extraviado, entre outros.
Além disso, ao aderir a meios digitais de armazenamento de dados, grandes volumes de papel podem ser digitalizados, liberando os espaços antes ocupados por arquivos. Assim, essas salas podem passar a ser utilizadas para a expansão da equipe contábil e crescimento do escritório contábil.
Considerando tudo isso, será que deixar a transformação digital para depois é realmente econômico?
Melhoria significativa na performance
Lembre-se de quanto tempo você já passou procurando um documento em uma sala de arquivos ou quanto tempo gastou para refazê-lo quando não conseguiu encontrar. Isso é um desperdício do seu tempo valioso!
É por isso que em uma gestão paperless o escritório conta com as ferramentas digitais necessárias para armazenar os arquivos em nuvem, o que deixa qualquer documento a um clique de distância.
Na nuvem, os arquivos são facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente. Assim, quando alguém precisa consultar um documento, a solicitação pode ser atendida em poucos segundos.
Vale a pena continuar gastando tempo e energia em processos manuais apenas porque “sempre foi assim”?
Mais segurança e rastreabilidade dos dados
Digitalizados e armazenados em nuvem, os documentos ficam muito mais seguros. Dessa forma evitam-se extravios e os riscos de deterioração.
Além disso, em um é difícil ter controle de acesso sobre um arquivo físico de documentos. Por mais que alguns escritórios contem com o apoio de câmeras de vigilância, é difícil garantir que alterações e retiradas de documentos não autorizadas sejam de fato evitadas.
Por outro lado, dependendo do software contratado, a gestão eletrônica de documentos garante controle de acesso aos documentos, com permissões definidas pelos gestores. Também é possível registrar dados detalhados de qualquer movimentação e alteração feita no documento, como por exemplo: data, horário, IP e identificação de quem fez a alteração.
Sustentabilidade
Não tem como falar em redução de papel sem falar em sustentabilidade. A transformação digital diminui os impactos ambientais à medida que reduz o consumo de papel e de outros materiais.
Cada vez mais as empresas estão conscientes da importância de fazer escolhas mais sustentáveis e do impacto que isso tem a longo prazo. Aderir ao paperless é uma dessas escolhas.
“Eu já uso e-mail e planilha online na minha empresa, isso não é ser digital?”
Sim, esses são passos importantes em direção à contabilidade digital. Porém, não adianta usar ferramentas digitais se seus processos continuam analógicos.
Pense comigo, de que adianta utilizar whatsapp, e-mail e planilhas online se é um funcionário específico que sabe para quem enviar as mensagens e que retém os dados para o preenchimento da planilha.
Se o funcionário falta ou acaba se desligando do escritório contábil, ficam os e-mails e as planilhas, mas os processos e rotinas se vão com ele.
Complicado né?
É por isso que não basta usar ferramentas digitais, o escritório precisa modernizar os processos. Usar e-mail, whatsapp e planilhas online já te coloca na frente de escritórios reféns da papelada, mas ainda te deixa atrás de quem realmente está engajado na transformação digital.
Aliado à prática do paperless, um sistema de gestão online e automatizado pode trazer inúmeros benefícios ao seu escritório contábil:
- Mais controle para a tomada de decisões
- Números de performance do escritório contábil
- Mapeamento e acompanhamento dos processos em tempo real
- Controle de prazos e automação de entregas
- Planejamento semanal automático
- Envios automáticos de e-mails de follow-up
- Gestão eletrônica de documentos
Resumindo, aderir a gestão online e automatizada é um divisor de águas no processo de transformação digital. Através de um sistema de gestão você vai acompanhar, em detalhes, tudo o que acontece na sua empresa contábil.
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