Quando são propostas mudanças na rotina de trabalho da equipe, a resposta mais comum costuma ser a resistência. Isso acontece porque o nosso cérebro é condicionado a buscar estabilidade e se adaptar à mudanças é algo que demanda muita energia. Então como lidar com a resistência à mudanças durante a implementação de soluções tecnológicas no escritório contábil em um mundo que está se transformando com tanta rapidez?
Estamos vivendo uma revolução digital e tecnológica, mudamos a forma como pedimos comida, ouvimos música, escolhemos um filme, pagamos as contas e pedimos um taxi. Com a contabilidade não é diferente. Um artigo recente da revista Exame fala exatamente sobre isso, os avanços da Contabilidade 4.0 (acesse aqui).
Ferramentas digitais tem contribuído muito para melhorar processos, reduzir custos e alcançar resultados mais rápidos e assertivos nos escritórios de contabilidade. Por outro lado, diante do desconforto causado pelas mudanças que a implementação de soluções tecnológicas traz para a equipe, muitas vezes é difícil enxergá-la imediatamente como algo positivo e benéfico.
Se você está implementando novas tecnologias na sua empresa contábil, ou está se preparando para isso e está com receio de que a equipe não engaje na mudança, nós temos algumas sugestões para você estruturar esse processo de transição e conseguir motivar e orientar sua equipe durante essa fase:
Faça uma ampla divulgação
Após fazer a escolha da tecnologia a ser implementada, o primeiro passo é comunicar a equipe contábil sobre o que será implantado. Mostre os motivos da escolha da ferramenta e o que muda na rotina a partir daí.
Utilize todos os canais de comunicação disponíveis para fazer uma ampla divulgação: e-mail, quadros de aviso, intranet, jornal interno. Uma ótima opção é convocar uma reunião de equipe para comunicar sobre a mudança, assim você já aproveita e esclarece as dúvidas que possam surgir. Lembre-se de que nessa fase o mais importante é evitar ruídos de comunicação (a famosa “rádio peão”), tranquilizar os colaboradores e informar sobre a importância da mudança.
Comunique os benefícios da nova tecnologia
Ao divulgar a tecnologia escolhida, não esqueça de enfatizar os benefícios aos colaboradores, especialmente aqueles que interferem diretamente em suas rotinas. Um sistema de gestão como o Acessórias, por exemplo, é uma tecnologia adotada para melhorar processos, poupar tempo e trazer ganho operacional e gerencial para a equipe contábil.
Muita atenção ao falar sobre a redução de custos, dependendo do modo como esse benefício for exposto, você pode passar a ideia de que haverá redução de mão de obra, gerar insegurança e, sem dúvida, muita resistência.
Resumindo, contratou um novo sistema? Conte os benefícios para toda a equipe!
Capriche nos treinamentos
Um dos momentos decisivos na implementação de soluções tecnológicas é o treinamento da equipe. Por melhor que a tecnologia seja, para que seu potencial seja aproveitado ao máximo, é crucial que a equipe tenha segurança sobre como utilizá-la corretamente.
Nesse sentido, antes de fechar negócio, analise como são os treinamentos e o suporte oferecidos pela tecnologia que você está contratando. Opte por soluções que ofereçam suporte contínuo e humanizado!
Se sua equipe contábil for muito grande, sugerimos que sejam selecionados dentro de cada departamento os colaboradores mais curiosos e adeptos à tecnologia. Dessa forma, eles serão os responsáveis por participar dos treinamentos e depois repassar aos demais.
Durante a implantação do Acessórias, por exemplo, o nosso time de sucesso do cliente realiza treinamentos rápidos e remotos com a equipe contábil. Dessa maneira é possível mostrar o passo a passo da parametrização do sistema e esclarecer as dúvidas sem interferir nas rotinas já programadas. Após o período de implantação, o canal continua aberto para esclarecimentos sempre que for necessário. Somos uma empresa de tecnologia que acredita no suporte humanizado como a melhor maneira de passar confiança durante os treinamentos.
Defina metas e objetivos e recompense os resultados obtidos
Durante e após a realização dos treinamentos, para ver a utilização da nova tecnologia decolar, a melhor alternativa é estabelecer metas e objetivos. Sem elas o processo de implementação pode não fluir e o investimento se tornar um enorme desperdício de tempo e de dinheiro.
Portanto, determine metas possíveis de cumprir, crie meios de acompanhá-las e recompense os departamentos e/ou colaboradores que as atingirem.
No processo de implantação do Acessórias, alguns exemplos de metas podem ser: quantidade de entregas feitas dentro do prazo, número de dias sem atrasos, quantidade de entregas feitas pelo robô, número de atendimentos realizados via APP, etc.
Trabalhar com metas e recompensas é uma ótima forma de engajar a equipe na mudança e mantê-la motivada.
Faça com que a equipe se sinta parte da mudança
Acompanhe os resultados da implementação da nova tecnologia e converse constantemente com a sua equipe. Dê feedbacks aos colaboradores sobre os resultados obtidos e também ouça o que eles tem a dizer.
Mostre os ganhos que as ferramentas digitais unidas à contabilidade tradicional podem trazer ao escritório. Em outras palavras, deixe claro a importância da mudança e os benefícios de acompanhar a transformação digital para oferecer um serviço mais completo aos clientes do escritório contábil.
Viu como pode ser fácil preparar a equipe contábil para a implementação de soluções tecnológicas no escritório? Agora que você já sabe como estruturar esse processo de transição, que tal conversar com um consultor Acessórias para implementar a gestão online e automatizada na sua empresa contábil?
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