Antes de começar essa leitura, comece fazendo uma rápida análise: da sua comunicação no escritório contábil:
Sua equipe contábil frequentemente enfrenta dificuldade para cumprir prazos e planejar as atividades? Esquece parte dos processos? Tem dúvidas excessivas na execução das tarefas? Apresenta resultados abaixo do esperado? Os clientes sempre precisam ser relembrados sobre o pagamento das guias e envio de documentos pendentes?
Se o seu escritório contábil está passando por situações como essas, vocês certamente têm problemas de comunicação!
Ter uma boa estrutura de comunicação faz toda a diferença para manter boas relações de trabalho, tanto entre a equipe quanto com os clientes.
Com uma comunicação clara, é possível evitar erros, retrabalhos e conflitos, tornando as condições de trabalho favoráveis para uma convivência harmônica e com alto engajamento da equipe.
Além dos benefícios para o clima organizacional, isso também tem impacto direto na otimização do atendimento ao cliente e, consequentemente, em sua satisfação com os serviços do escritório.
A empresa que tem em mente a expansão, precisa investir em comunicação!
Para crescer, é fundamental estabelecer fluxos de informação e definir processos que tornem a comunicação assertiva em todas as áreas.
É extremamente importante que todos os membros da equipe estejam alinhados e “falem a mesma língua” com os clientes.
A boa notícia é que hoje existem diversas ferramentas tecnológicas capazes de auxiliar nessa troca de informações, dentro e fora da empresa, que podem e devem ser usadas para otimizar a comunicação organizacional.
Porém, para acabar com os problemas de comunicação no escritório contábil, primeiramente precisamos saber como identificá-los.
A seguir vamos te ajudar a enxergar onde podem estar os ruídos da comunicação do escritório contábil e como você pode eliminá-los.
1) Estimule o uso de canais oficiais de comunicação no escritório contábil
Trocar informações e documentos de maneira informal e não documentada é um grande risco e pode trazer muita dor de cabeça para o escritório contábil.
Imagine um acordo verbal feito com um cliente, por telefone, que não é documentado. Se o responsável esquece o acordo, a imagem do escritório fica comprometida.
Em outras palavras, a comunicação formalizada e documentada evita mal-entendidos e desconfortos na equipe e com o cliente!
Assim, para evitar os ruídos na comunicação, estimule o uso de canais oficiais de comunicação no escritório contábil, como o e-mail corporativo, intranet ou pelo sistema de gestão.
Nos canais oficiais, sempre haverá registro das informações trocadas internamente e com os clientes, que poderão ser consultadas quando necessário.
2) Utilize um sistema de gestão
A gestão de dados é um dos pilares que sustentam as organizações. Concentrar informações, documentos e solicitações em um só lugar otimiza o trabalho da equipe e agiliza o atendimento ao cliente.
Dessa forma, os sistemas de gestão contribuem para o controle dos prazos, padronização de processos, planejamento da equipe e organização geral das rotinas do escritório contábil.
Clientes Acessórias, por exemplo, possuem funcionalidades muito eficazes para otimizar a comunicação interna e externa do escritório:
- Solicitações Internas: essa funcionalidade permite que o colaborador abra solicitações de assuntos internos, para outro departamento ou colega de equipe, no Acessórias.
- Aplicativo personalizado: toda a comunicação com o cliente, como o envio de comunicados, guias, solicitações e pesquisas de satisfação pode ser feita em um único lugar: no aplicativo do escritório.
- GED – Gestão eletrônica de documentos: maneira simples e prática de disponibilizar e organizar os documentos dos clientes, tanto para acesso da equipe, quanto para o próprio cliente.
- Log de registro de dados: as alterações feitas dentro do Acessórias sempre registram data, hora e IP do usuário. Garantia de segurança para toda a equipe contábil.
3) Aposte na contabilidade sem papel
A famosa papelada muitas vezes é a grande responsável por problemas de comunicação no escritório contábil.
Quando usamos registros em papel, assumimos o risco do extravio de documentos, deterioração natural, necessidade de grandes espaços para arquivos e, consequentemente, perda de tempo na hora de consultar dados.
Pense quanto tempo é gasto para procurar uma informação em um arquivo de documentos impressos?
Então, além de diminuir custos e ajudar o meio ambiente, a redução do papel na rotina do escritório de contabilidade contribui com a centralização de informações e praticidade na consulta de dados no dia a dia.
As informações salvas em um sistema de gestão, por exemplo, ficam seguras e acessíveis o tempo todo de forma digital.
4) Preze pela segurança no armazenamento de dados: utilize a nuvem!
Embora a contabilidade na nuvem já seja tendência em muitos escritórios, alguns contadores ainda insistem nas planilhas e agendas para fazer o gerenciamento de documentos e dados do escritório contábil.
Nas planilhas, a probabilidade de perder ou corromper informações é muito alta. E se a planilha for compartilhada? Problemas multiplicados!
Nesse sentido, possuir informações fragmentadas e divergentes dificultam a tomada de decisões de forma estratégica. Você quer mesmo correr esse risco?
Por isso, sempre opte por usar meios práticos e modernos de gerenciar os dados do escritório, como um sistema de gestão, que armazena dados e documentos em nuvem.
5) Utilize plataformas integradas com seus clientes
Embora alguns meios tradicionais de troca de informação ainda funcionem, quanto mais simples forem as rotinas de trabalho, melhor será o desempenho da equipe.
Por isso, muitos escritórios de contabilidade já estão investindo em plataformas de gestão que fazem a comunicação integrada com os clientes.
No Acessórias, por exemplo, você automatiza os envios de documentos, registra acessos e ainda aplica pesquisas de satisfação com os clientes, tudo por meio do seu próprio aplicativo personalizado.
6) Capacite a sua equipe
Não adianta você investir em tecnologia para otimizar as rotinas do escritório se a equipe contábil não souber usar as ferramentas adequadamente.
Portanto, treine a sua equipe! Os treinamentos são extremamente necessários para tirar dúvidas sobre os processos e para conscientizar sobre os benefícios de formalizar a comunicação do escritório (interna e externamente).
Agora que você já sabe como evitar os ruídos de comunicação no escritório contábil, que tal conhecer um sistema de gestão para centralizar as informações e otimizar este processo? Fale com um consultor Acessórias.
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