Muitos escritórios de contabilidade ainda realizam diversas atividades operacionais manualmente, o que contribui para a proliferação de planilhas em Excel. Portanto, antes de falar em benefícios da automação contábil precisamos entender que o controle feito através de planilhas diminui a eficiência do acompanhamento das atividades e aumenta os riscos de erros na execução dos processos do escritório contábil.
Por lidar diretamente com as organizações fiscais de outras empresas, os escritórios de contabilidade precisam demandar um cuidado especial com a gestão de prazos, processos e documentos. Isso porque a precisão no cumprimento dos prazos e no armazenamento seguro de documentos impacta diretamente na qualidade do serviço prestado e também na satisfação do cliente.
Porém, trabalhar diariamente com tarefas burocráticas e repetitivas acaba se tornando estressante e massante. Então pense como seria utilizar uma ferramenta capaz de automatizar essas atividades e liberar tempo de qualidade para a equipe contábil usar em atividades analíticas mais relevantes?
A tecnologia veio para auxiliar a contabilidade, não para substituir o profissional contabilista! Com a automação contábil, a equipe contábil pode focar em atividades estratégicas que contribuem diretamente com o crescimento da empresa e com o bom atendimento ao cliente. Partindo dessa ideia, neste post vamos falar sobre porque automatizar processos ajuda os escritórios de contabilidade a crescer e ter mais qualidade:
Facilita o acesso à informação
Informações concentradas em planilhas e documentos impressos podem se tornar difíceis de organizar e consultar. Uma ferramenta de automação promove o acesso rápido e prático às informações e documentos do escritório contábil, uma vez que o sistema de gestão responsável pela automação centraliza todas as informações em um só lugar.
Entenda sobre a gestão eletrônica de documentos (GED)
Os dados podem ser consultados a qualquer momento, sem que um setor fique dependente de outro, e que a informação esteja vinculada a um colaborador específico. Essa prática reduz ruídos na comunicação, agiliza o atendimento ao cliente e diminui a probabilidade de ocorrerem erros humanos.
Quais são os benefícios da automação contábil?
A automação contábil oferece uma série de vantagens significativas para empresas de diferentes portes. Entre os principais benefícios, podemos destacar:
- Eficiência operacional: A automação de tarefas repetitivas e a gestão de grandes volumes de dados em menor tempo aumentam a produtividade e reduzem a margem de erro.
- Redução de custos: Ao automatizar tarefas simples e rotineiras, a necessidade de mão-de-obra para atividades operacionais diminui, resultando em economia significativa.
- Melhoria na precisão: A automação contábil minimiza os erros humanos, garantindo que as informações contábeis sejam precisas e confiáveis.
- Conformidade e governança: A tecnologia facilita o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis, garantindo maior transparência e controle, além de manter uma trilha de auditoria.
- Tomada de decisão aprimorada: A integração de dados contábeis atualizados e precisos permite que gestores tomem decisões mais informadas e estratégicas.
- Foco estratégico: A automação de tarefas operacionais libera os profissionais para se concentrarem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Quais processos podem ser otimizados com a automação contábil?
Com a automação contábil, uma série de processos pode ser otimizada, aumentando a produtividade e reduzindo erros. Abaixo estão alguns dos processos mais comuns que podem ser beneficiados pela automação de tarefas:
- Processos da área fiscal
- Gestão de obrigações acessórias, cálculos de tributos e geração de guias.
- Escrituração de notas fiscais (NF-e, NFS-e, CT-e) e conferência de tributos.
- Atualização automática das mudanças na legislação fiscal.
- Processos da área de recursos humanos (Departamento pessoal)
- Elaboração das folhas de pagamento e gestão de benefícios.
- Conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias, controle de férias e pontos.
- Automação da admissão digital e desligamento de funcionários.
- Processos contábeis
- Integração de lançamentos contábeis, conciliação financeira e bancária.
- Geração de relatórios contábeis e demonstrativos gerenciais.
- Gerenciamento do imobilizado e controle patrimonial.
- Processos de legalização de empresas
- Gestão de abertura, alteração e baixa de empresas.
- Elaboração de contratos sociais, estatutos e controle de licenças.
- Processos administrativos
- Controle financeiro e de vendas, gestão de compras e relatórios de desempenho.
- Automação de processos de emissão de notas fiscais e ordens de serviço.
A automação contábil transforma a rotina de trabalho, promovendo mais eficiência, precisão e agilidade nas operações contábeis.
A automação contábil reduz tempo e custo
Todos já ouvimos que “tempo é dinheiro” e um dos maiores benefícios da automação de entregas é justamente poupar tempo de qualidade da equipe contábil!
Com a automação, o tempo disposto com tarefas burocráticas é reduzido consideravelmente. O envio de documentos, comprovantes e guias feitos por meio da automação são muito mais rápidos e assertivos. Já a emissão de relatórios, por exemplo, pode ser feita instantaneamente, o que dá muito mais visão para o gerente do escritório contábil.
Uma solução de gestão, que promove a automação dentro dos escritórios de contabilidade, transforma os processos de maneira racional e traz um ganho operacional relevante para a rotina contábil. Os colaboradores, livres das atividades burocráticas, podem direcionar sua energia para ações estratégicas, focadas no crescimento do negócio e na satisfação do cliente.
Aumenta a produtividade e a motivação da equipe
Com ganho de tempo, consequentemente os colaboradores se tornam mais produtivos. O tempo gasto com tarefas manuais pode e deve ser utilizado para se dedicar a atividades analíticas e estratégicas. Ou seja, o conhecimento dos colaboradores do escritório contábil será aplicado em tarefas realmente importantes e que contribuem para o crescimento e construção de diferenciais no atendimento, contribuindo para que haja destaque no mercado.
A tecnologia contribui para um papel consultivo das empresas contábeis e com mais tempo direcionado para atividades desafiadoras e estratégicas, a equipe fica mais motivada. Além disso, é muito mais importante e interessante que profissionais qualificados empenhem seu conhecimento em atividades analíticas. Em outras palavras, a automação contábil agrega valor ao serviço prestado e também valoriza a capacitação profissional da equipe contábil.
Contribui para a padronização de tarefas e processos
A automação contábil também contribui com a padronização de tarefas e processos dentro do escritório contábil, o que transmite credibilidade para o cliente. Para que a automação funcione, é necessário que todas as tarefas e processos sejam mapeados e padronizados. Assim, os erros e a desorganização são reduzidos significativamente, colaborando assim a boa reputação do escritório contábil.
A automação é uma estratégia que pode ser adotada em qualquer escritório contábil, de grande, médio ou pequeno porte. O Acessórias, por exemplo, é uma solução de automação e gestão inteligente, com ferramentas pensadas para otimizar as rotinas do escritório contábil. O e-Contínuo, robô do Acessórias, trabalha nas rotinas burocráticas e repetitivas liberando tempo de qualidade para a equipe contábil desenvolver atividades estratégicas.
Investir em automação é pensar no futuro e investir no crescimento saudável e eficiente do seu negócio. Quer adotar a automação em seu escritório contábil? Solicite uma demonstração grátis do Acessórias.
A automação contábil tem se tornado indispensável para escritórios de contabilidade que buscam eficiência, precisão e redução de custos operacionais.
Com a crescente complexidade das exigências fiscais e a demanda por serviços mais ágeis, a tecnologia passou a ser uma grande aliada na otimização das rotinas contábeis.
Realizar tarefas manuais repetitivas não só consome tempo, como também aumenta as chances de erros e compromete a produtividade da equipe.
A automação permite a centralização de informações, a eliminação de processos manuais e a padronização de atividades essenciais, como a apuração de impostos e a conciliação bancária.
Mas como iniciar a automação no seu escritório? Quais benefícios ela pode trazer e quais processos podem ser otimizados? Neste artigo, você entenderá o impacto da automação contábil e por que essa tecnologia é essencial para a modernização da gestão financeira. Boa leitura!
Como iniciar a automação contábil?
A transição para a automação contábil pode parecer um desafio, mas com um planejamento estruturado, o processo se torna mais simples e eficiente. Para isso, é necessário seguir algumas etapas fundamentais.
O primeiro passo é identificar as principais dificuldades enfrentadas pelo escritório contábil no dia a dia. Tarefas como a conciliação bancária, a apuração de impostos e a emissão de relatórios podem consumir um tempo excessivo da equipe, dificultando o cumprimento de prazos e reduzindo a produtividade.
Depois de identificar esses desafios, é hora de escolher as ferramentas certas. Um sistema especializado em automação contábil deve permitir a integração com outras plataformas e simplificar a execução das atividades, reduzindo o tempo gasto com tarefas operacionais.
Além disso, é fundamental garantir o treinamento da equipe para que todos saibam utilizar as novas ferramentas de forma eficiente.
A implementação deve ser feita de maneira gradual. Inicialmente, pode-se automatizar tarefas mais simples, como a emissão de notas fiscais ou a organização de documentos.
À medida que o escritório se adapta às mudanças, a automação pode ser ampliada para outras áreas, tornando a operação ainda mais eficiente.
Quais são os benefícios da automação contábil?
A automação contábil oferece inúmeras vantagens para escritórios que desejam aumentar a produtividade e a qualidade dos serviços prestados.
Com a digitalização e a otimização dos processos, é possível obter uma série de benefícios que impactam diretamente a gestão financeira e a experiência dos clientes.
Um dos principais benefícios da automação é a redução de erros. Ao eliminar a necessidade de inserção manual de dados, a tecnologia minimiza falhas humanas e garante maior precisão nos registros contábeis.
Isso evita muitos problemas comuns, como cálculos incorretos de impostos, inconsistências nos relatórios financeiros e retrabalho.
Outro ponto importante é a otimização do tempo e o aumento da produtividade. Com processos contábeis automatizados, a equipe contábil pode se dedicar a tarefas mais estratégicas, como o atendimento consultivo aos clientes e a análise de indicadores financeiros. Dessa forma, o escritório se torna mais eficiente e competitivo.
Além disso, a automação permite um melhor cumprimento de prazos fiscais. Sistemas automatizados geram alertas sobre datas de vencimento e garantem que todas as obrigações sejam entregues dentro do prazo, reduzindo o risco de multas e penalidades.
A redução de custos operacionais também é um benefício relevante. Com a automação, o escritório consegue otimizar seus recursos, diminuindo a necessidade de retrabalho e garantindo que todas as operações sejam realizadas com mais eficiência.
Por fim, a digitalização e a centralização das informações proporcionam mais segurança e acessibilidade. Dados contábeis armazenados em um sistema automatizado ficam protegidos contra extravios e podem ser acessados com facilidade a qualquer momento, garantindo maior controle e transparência.
Quais processos podem ser otimizados com a automação contábil?
A automação contábil pode ser aplicada a diversas áreas dentro de um escritório de contabilidade. Com a tecnologia, é possível otimizar processos que antes exigiam um grande esforço manual e torná-los mais eficientes.
Processos fiscais
Os processos fiscais são um dos principais desafios dos escritórios de contabilidade, já que envolvem cálculos complexos e cumprimento rigoroso de prazos.
A automação de tarefas na contabilidade pode ser aplicada na apuração e emissão de guias de tributos, na escrituração fiscal digital e no envio de obrigações acessórias. Além disso, sistemas automatizados atualizam as mudanças na legislação tributária, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade com as normas fiscais.
Gestão de folha de pagamento e departamento pessoal
A automação também pode transformar a gestão do departamento pessoal, facilitando o processamento da folha de pagamento, o controle de benefícios e férias e a emissão de holerites. Além disso, a tecnologia possibilita a automação do eSocial e de outras obrigações trabalhistas, tornando a rotina do escritório mais ágil e eficiente.
Conciliação bancária e controle financeiro
O controle financeiro é uma das áreas que mais demandam tempo dentro dos escritórios de contabilidade. A automação permite a conciliação bancária automática, garantindo que os registros contábeis sejam compatíveis com os saldos bancários. Além disso, a utilização de software contábil possibilita o monitoramento de contas a pagar e a receber, facilitando a gestão do fluxo de caixa e a tomada de decisões financeiras.
Emissão de relatórios e demonstrações contábeis
A geração de relatórios financeiros é fundamental para que as empresas tenham uma visão clara de sua situação financeira. Com a automação, é possível emitir balanços patrimoniais, demonstrações de resultados e relatórios gerenciais detalhados em poucos segundos, garantindo informações precisas e atualizadas para a tomada de decisões.
Quando a automação contábil é fundamental?
A automação contábil é essencial para escritórios que buscam eficiência, redução de custos e melhoria na prestação de serviços.
No entanto, existem algumas situações específicas em que a automação se torna ainda mais indispensável.
Se o escritório atende um grande volume de clientes, por exemplo, a automação se torna fundamental para evitar sobrecarga da equipe e garantir que todas as demandas sejam atendidas dentro do prazo.
Além disso, escritórios que precisam lidar com obrigações fiscais complexas ou que enfrentam dificuldades na gestão de prazos e documentos podem se beneficiar enormemente da automação.
Outro fator importante é a necessidade de diferenciação no mercado. Escritórios que adotam a automação conseguem oferecer um serviço mais consultivo e estratégico, agregando mais valor aos clientes e se destacando da concorrência.
Invista na automação contábil e transforme seu escritório
Assim, fica claro que a automação contábil ajuda os escritórios que desejam crescer de forma sustentável, reduzir erros e oferecer um serviço mais ágil e estratégico.
Se você quer modernizar seu escritório e otimizar suas rotinas financeiras, conheça as soluções do Acessórias.
Com ferramentas inteligentes, é possível automatizar processos, reduzir custos e garantir um fluxo de trabalho mais eficiente.
Descubra como a automação pode melhorar sua produtividade! Solicite uma demonstração gratuita e leve a transformação digital para o seu escritório contábil.
Veja também: Como otimizar suas rotinas contábeis
