O custo do envio mensal de documentos impressos para clientes como comprovantes, boletos, guias de pagamento está cada dia mais alto. Além disso, se comparado com o uso do meio digital, o meio impresso perde em segurança e também em agilidade. Portanto, se você faz parte de um escritório contábil que já pensou a respeito de passar a comunicação com o cliente para o digital, é o momento perfeito para abandonar de vez o papel e aderir aos envios digitais com protocolo digital.
Em relação à aderência dos clientes a este novo formato de comunicação, quando fluxo de informações no meio digital é feita de forma agradável e segura, a tendência é que a aceitação seja fácil e que rapidamente os clientes migrem para o meio digital. Nesse sentido, os resultados vão além da logística, o escritório contábil ganha em corte de custos, segurança e em agilidade nas entregas.
O uso do meio digital para compartilhamento de informações e envios de documentos veio para facilitar a rotina dos escritórios contábeis. Porém, como essas documentações são, no geral, relacionadas às obrigações acessórias é necessário garantir que esses documentos cheguem em segurança aos seus destinatários. Além disso, ter um meio de comprovar que foram visualizados também é essencial para evitar problemas futuros.
Por exemplo, se o escritório contábil encaminha uma guia de pagamento a um cliente, dentro do prazo, e o cliente não paga e relata que não recebeu a guia, um protocolo digital poderia comprovar que a documentação foi entregue e visualizada.
Protocolo simples de entrega de documentos
O que é o Protocolo Digital?
Um protocolo digital é um recibo eletrônico que atesta a entrega e visualização de determinada informação ou documento encaminhado por um meio digital a um sistema. Este recibo eletrônico contém evidências que acusam data, hora e IP de quem recebeu e visualizou a mensagem enviada, como se fosse uma assinatura digital do protocolo de entrega.
Porque utilizá-lo em seu escritório contábil?
De modo geral, o Protocolo Digital garante integridade da informação protocolada, precisão da informação e confirmação de entrega (data, hora e IP). A tecnologia de protocolo digital fornece um recibo digital para comprovação da entrega, com validade jurídica para consultar posteriormente, se necessário. Tudo para dar segurança ao escritório contábil e também ao cliente.
Resumindo, o protocolo digital garante:
- Integridade da informação protocolada;
- Confirmação de entrega da informação (assinatura digital);
- Precisão de data e hora de acesso da mensagem encaminhada;
- Assinatura digital de um protocolo digital, com validade jurídica.
Como o Acessórias utiliza a tecnologia do Protocolo Digital?
Utilizando o Acessórias, a comprovação da entrega de guias de pagamento para seus clientes será feita de uma maneira muito simples e prática. As documentações são enviadas com auxílio de inteligência robótica avançada, e ainda contam com protocolo digital.
O seu cliente recebe os documentos via e-mail e acessa as guias de pagamento em um link direto ou através do aplicativo do seu escritório (desenvolvido pelo Acessórias, saiba mais sobre o aplicativo aqui). Ambas as formas de envio geram um registro de acesso, ou seja, quando seu cliente acessar os documentos você terá um registro de data, horário, IP e por onde o documento foi acessado (e-mail ou aplicativo), como uma assinatura digital do protocolo de entrega.
Através do sistema é possível definir quantos e quais destinatários receberão a mensagem, registrar data, hora e usuário que recebeu a mensagem, evitando dúvidas sobre o cumprimento tempestivo da obrigação. Simples e sem burocracia!
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