Quando o assunto é a gestão do escritório contábil, estamos falando de muitos prazos, vencimentos e processos que precisam ser controlados de perto para impedir erros, atrasos, multas e problemas com a legislação. Nesse sentido, ter uma visão panorâmica do escritório é essencial para evitar tais situações e garantir a satisfação dos clientes e o sucesso do seu negócio.
O grande desafio, principalmente para escritórios de grande porte, é ter uma visão clara e ampla do andamento das atividades desempenhadas pela equipe contábil. Para ter essa visão, é necessário utilizar ferramentas que viabilizem uma coleta de dados confiável e que permitam acompanhar o status dos processos e tarefas em tempo real.
O Business Intelligence na Contabilidade
Pouco tempo atrás, o controle de prazos e processos só era possível se feito manualmente, por meio de muito papel, planilhas e agendas. Para saber o status de uma entrega, muitas vezes era necessário perguntar diretamente ao colaborador. Nesse cenário, ficar depois do expediente conferindo as entregas do dia era rotina para muitos gestores.
No caso dos relatórios manuais, além do tempo gasto para gerá-los, as informações acabavam sendo sempre do mês ou semana anterior, impedindo análises que considerem o momento presente do escritório. Além de tudo isso, sabemos também que processos manuais implicam em maiores riscos de ocorrerem falhas humanas.
Porém, graças ao uso da tecnologia, hoje é possível trabalhar de forma estratégica com base em dados e métricas atualizadas, que são geradas em questão de segundos. O Business Intelligence – BI, por exemplo, é uma área que busca auxiliar nas análises de dados utilizando ferramentas tecnológicas. Por meio do cruzamento de informações, o BI gera indicadores relevantes, confiáveis e que consideram as particularidades de cada análise.
Entre as vantagens de adotar esse tipo de tecnologia em seu escritório contábil, podemos citar a visão e controle em tempo real, que dão velocidade e segurança para a tomada de decisão e colabora com a otimização de processos e eficiência do serviço prestado ao cliente.
Dados que não podem passar despercebidos pelo olhar do gestor
Alguns dos dados que merecem muita atenção do gestor contábil, possíveis de coletar por meio de ferramentas de BI são:
Número de entregas realizadas no prazo
Esse é o indicador que leva tranquilidade para o gestor no fim do expediente. Saber que as entregas foram feitas no prazo inspira confiança para o cliente e é a principal garantia de que tudo vai bem na gestão do escritório contábil.
Pendências que podem gerar atrasos e multas
Esse número merece muita atenção. Prever pendências que podem gerar atrasos permite contatar a equipe responsável antes que o atraso aconteça. Assim, o gestor pode verificar o andamento da tarefa e auxiliar a organização da equipe garantindo que o prazo seja cumprido. Esse monitoramento é essencial para evitar possíveis multas e a insatisfação do cliente.
Número de entregas feitas em atraso
Depois que o atraso já aconteceu, engana-se quem pensa que não há o que fazer! Acompanhar o índice de atrasos ajuda a identificar gargalos e criar estratégias para corrigi-los. Neste caso, a análise das justificativas do atraso são extremamente importantes para melhorar processos e evitar que atrasos aconteçam novamente.
Status do andamento de processos
Acompanhar o andamento de processos como aberturas, alterações e baixas de empresas é importante para agilizar a execução das tarefas e manter o cliente informado com feedbacks atualizados. Além disso, monitorar o passo a passo da execução dos processos dá a visão necessária para otimizá-los para fazer melhorias sempre que for preciso.
Melhoria contínua por meio do monitoramento de indicadores
A interpretação individual de cada um dos dados citados acima já te daria informações valiosas sobre a qualidade dos serviços do escritório contábil. Agora imagine poder fazer uma análise completa baseada nessas métricas? No Acessórias, por exemplo, além de coletar os dados você pode fazer comparativos de desempenho por período, departamento ou por colaborador. O sistema também te dá acesso às justificativas dos atrasos (descritas pelo colaborador), o que possibilita entender quais tarefas demandam mais tempo e atenção para serem realizadas.
Utilizados de forma estratégica, dados isolados podem ser estruturados e se transformarem em indicadores-chave para a tomada de decisão. Dessa maneira, criar um sistema de melhoria contínua baseado em análises de indicadores é garantia de excelência e sucesso para os seus serviços. Para isso, o ideal é apostar na coleta de dados automatizada de um sistema de gestão.
Insights: Uma ferramenta de apoio às decisões
Você sabia que o cérebro humano processa cerca de 83% das informações por meio da visão? Por isso é tão importante para a gestão do escritório contábil que os dados sejam sempre visualmente acessíveis.
As dashboards são ferramentas extremamente eficazes para oferecer uma visão panorâmica do escritório contábil e avaliar resultados e performance da equipe. Pensando nisso, o Acessórias lançou uma novidade na exibição dos dados coletados e exibidos no sistema: a Tela de Insights do Acessórias.
A Tela de Insights do Acessórias é uma Dashboard Flexível, que permite que o usuário crie múltiplos painéis personalizados conforme sua necessidade, selecionando quais indicadores (insights) deseja exibir, estabelecendo os prazos e com possibilidade de aplicação de filtros para análises mais direcionadas.
Com dados mensurados de forma visual e informações sintetizadas em indicadores fáceis de interpretar, a Tela de Insights do Acessórias busca tornar a gestão do escritório contábil mais prática e inteligente.
Além das análises individuais do gestor, outra maneira estratégica de utilizar a dashboard é compartilhar resultados por meio de painéis de gestão, posicionados estrategicamente no escritório contábil. Assim, os indicadores-chave podem ser acompanhados por toda a equipe, otimizando a percepção de transparência e garantindo uma visão panorâmica também para a equipe contábil.
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