Toda empresa possui processos, apesar disso eles nem sempre são bem executados. No entanto, um processo mal executado pode comprometer a credibilidade e a qualidade dos resultados do serviço prestado ao cliente. Daí vem a importância da gestão de processos para acompanhar de perto o andamento dessas atividades e evitar qualquer problema futuro.
Em um escritório de contabilidade são muitos os processos presentes na rotina da equipe, como por exemplo: constituição de empresa, baixa de empresa, alteração de empresa, entre outras. Portanto, a atenção deve ser redobrada já que os processos são compostos de um grande volume de documentos e informações importantes divididas em tarefas. Ou seja, qualquer esquecimento ou problema na execução pode afetar o relacionamento com os clientes.
Estes são alguns dos fatores que podem tornar a gestão de um escritório contábil algo complexo de se fazer, já que monitorar um grande volume de dados distribuídos entre diferentes pessoas, quando não se possui um meio de controle bem definido, pode comprometer a praticidade e assertividade da consulta ao status dos processos e também a qualidade do seu desenvolvimento.
Devido a ausência de meios que viabilizem o acompanhamento da evolução dos processos, os colaboradores podem ficar confusos, as entregas podem acontecer fora do prazo, alguma parte do processo pode ser esquecida. Todos esses contratempos prejudicam o controle e visão do escritório contábil.
Porém, com conhecimento e as ferramentas certas é possível evitar muita dor de cabeça!
Você considera a gestão de processos da sua empresa contábil excelente ou consegue visualizar aspectos que podem ser otimizados?
Se você acredita que sempre há possibilidades de melhorias, está no caminho certo! Mesmo quando os resultados são positivos, é essencial olhar além e buscar sempre mais. Gerir processos consiste em implementar métodos que possibilitem eficiência, qualidade e crescimento contínuo. Saber como criar processos na empresa é fundamental para alcançar esses objetivos e garantir o sucesso a longo prazo.
Confira os passos a seguir:
- Conhecimentos dos objetivos estratégicos da empresa
- Análise da cadeia de valor
- Priorização dos processos mais importantes
- Análise do funcionamento dos processos
- Mapeamento dos processos
- Descoberta de oportunidades
- Desenho do diagrama do novo processo
- Automatização e monitoramento
- Melhoria contínua
Aposte na departamentalização!
Parece óbvio para escritórios de médio e grande porte, mas mesmo nos pequenos escritórios a departamentalização é relevante para ter uma divisão clara das atividades.
Se sua equipe está envolvida com uma grande quantidade de tarefas, para garantir uma organização melhor na distribuição de tarefas, é crucial delinear departamentos e definir responsáveis para cada um deles.
Com os departamentos bem definidos a divisão de responsabilidades fica mais clara e prática, o que facilita o acompanhamento da produtividade e desempenho da sua equipe.
Você pode começar dividindo nos seguintes setores:
- Contábil
- Pessoal
- Fiscal
- Financeiro
- Paralegal
- Administrativo
Mapeie os processos da sua empresa contábil
Não adianta querer processos magicamente bem definidos sem parar para revê-los e organizá-los. Alguns escritórios de contabilidade não se preocupam em detalhar seus processos, o que pode prejudicar os colaboradores no entendimento e a execução.
É fato que o mapeamento demanda tempo, mas é um investimento pois após essa fase de organização, os processos se tornarão muito mais produtivos. Reveja os processos que seu escritório contábil realiza, analise se os passos estão definidos da melhor maneira, modifique caso necessário.
Cada escritório pode ter uma preferência sobre a forma de executar determinados processos, portanto eles não precisam ser estáticos. O importante é que todos os passos sejam executados da maneira mais prática possível e que os processos sejam formalizados de maneira clara para toda a equipe.
Adote a tecnologia como sua aliada!
O tempo do contador envolvido basicamente com atividades burocráticas já ficou para trás. Hoje, utilizando a tecnologia para otimizar os processos o contador pode assumir um papel analítico e estratégico no atendimento aos seus clientes.
A tecnologia pode se tornar uma forte aliada na organização e controle dos escritórios de contabilidade, contribuindo para o cumprimento dos prazos e evitando que tarefas importantes caiam no esquecimento. O meio digital é uma tendência forte para todas as áreas e na contabilidade isso não é diferente.
A Receita Federal por exemplo, já vem trazendo várias obrigações para o meio digital. Então nada melhor do que acompanhar a revolução tecnológica e usar as ferramentas digitais ao seu favor.
Um software de gestão pode ser extremamente útil para organizar os processos do seu escritório contábil. Através dele, você poderá formalizar os processos, acompanhá-los com facilidade, poupar tempo para executá-los. Como resultado, você terá mais controle e a chance de esquecimentos ou atrasos diminui radicalmente.
Priorize o controle no seu escritório contábil, invista em um software de gestão e ganhe performance no dia a dia.
Como Criar processos na empresa? Acessórias pode te ajudar!
Você não precisa confiar somente na sua memória, em planilhas ou agendas! O Acessórias é uma solução criada para ser sua aliada na gestão online de prazos e processos do seu escritório de contabilidade.
O uso da tecnologia é crucial para ganhar agilidade e performance para a sua equipe e com a gestão de processos do Acessórias você poderá listar todos os seus processos, detalhados passo a passo, delegar os responsáveis e acompanhar o andamento através de qualquer plataforma, inclusive o celular.
Os colaboradores poderão acessar e visualizar o fluxo das atividades presentes no processo de forma muito clara, assim como os gestores. Já pensou ter o controle do seu escritório contábil em suas mãos? Solicite uma demonstração grátis do Acessórias através deste link ou conheça outras funcionalidades aqui.
