Todo profissional de contabilidade já desejou, mesmo em pensamento, que o dia tivesse mais que 24 horas. Essa sensação de que faltam horas no dia é comum, mas pode desaparecer caso seja feita uma boa gestão do tempo.
Esse desejo vem da alta demanda, dos prazos apertados e da possibilidade de multas caso ocorram atrasos. Nesse contexto, sentir que não há tempo para nada além do trabalho acaba sendo algo comum, porém desagradável, entre contadores e outros profissionais de contabilidade.
Por isso nós identificamos 05 erros que prejudicam a produtividade no escritório contábil e dar dicas de como evitar que essas situações com uma boa gestão do tempo:
1) Não delegar tarefas
O que esgota seu tempo? A centralização é um dos principais fatores que contribuem para a sobrecarga e para a má gestão do tempo. Assim, muitas vezes o segredo para a otimização do tempo está em saber delegar.
Delegar tarefas dá autonomia ao time contábil, melhora os fluxos de trabalho e passa aos clientes a segurança de que o escritório funciona bem sem depender somente do gestor. Além disso, ter liberdade e autonomia no ambiente de trabalho deixam o colaborador mais confortável e seguro para executar suas tarefas.
Por outro lado, para delegar com segurança é necessário contar com ferramentas de suporte que permitam o acompanhamento da execução das tarefas. Aí entram os sistemas de gestão automatizados. O Acessórias, por exemplo, conta com um painel onde o gestor consegue acompanhar o status de todas as entregas realizadas pela equipe contábil. Isso dá mais segurança ao gestor na hora de delegar tarefas.
2) Trabalhar no modo multitarefa
Executar várias tarefas simultaneamente dá a falsa sensação de produtividade alta, mas o que acontece é justamente o contrário. Pesquisadores do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres identificaram que trabalhar no modo multitarefa pode reduzir a produtividade do profissional em até 40% e o diminuir o QI em até 10 pontos.
A explicação é simples: o foco é fundamental para obter maior qualidade e produtividade em uma tarefa! Então procure trabalhar com blocos de atividades similares, hierarquizando as atividades conforme a prioridade identificada no planejamento.
O segredo de um trabalho bem feito está na atenção e na paciência aplicadas em sua execução. Portanto, não abra mão do foco, da organização e da clareza. Assim seu trabalho irá fluir melhor e você finaliza as tarefas em menos tempo e com mais qualidade.
3) Não definir prioridades
O planejamento e definição de prioridades caminham juntos para uma melhor gestão do tempo. Começar o dia sabendo quais serão suas tarefas e o nível de prioridade contribui para uma maior produtividade. Além disso, essa prática ajuda a terminar o dia com a certeza de que não ficou nada esquecido ou pendente.
O objetivo dessa organização é evitar que a equipe contábil seja surpreendida com tarefas urgentes, prazos apertados, atividades esquecidas, etc.
Nesse sentido, priorize as atividades importantes e resolva rapidamente as urgentes. Reserve o período da manhã para as atividades mais complexas, visto que neste período a mente ainda está fresca, você está com altos níveis de energia e ainda não se envolveu com a resolução de problemas.
Para clientes Acessórias, a funcionalidade do Planejamento Semanal faz todo o trabalho de planejar e identificar as entregas prioritárias da semana. Todas as segundas-feiras um e-mail é enviado ao time contábil com as entregas da semana, assim é só chegar e começar a execução.
4) Não padronizar tarefas e processos
Uma das grandes dificuldades em lidar com processos não padronizados em um escritório contábil é a falta de autonomia da equipe contábil. Sem a padronização durante uma abertura, alteração ou baixa de empresa podem ocorrer erros, confusão e até o esquecimento de alguma tarefa. Além disso, a equipe fica muito dependente da orientação direta do gestor, o que reduz a produtividade.
Daí vem a importância de padronizar processos. Quando o time contábil sabe exatamente o que e como algo precisa ser feito, seguindo um padrão, o aumento da produtividade e do sucesso na execução é garantido. Portanto, estabeleça padrões e procedimentos para tarefas: identifique a melhor forma de executar uma tarefa e crie padrões e procedimentos para cada uma.
Para o Acessórias a padronização é um dos pilares para a qualidade. Nossos clientes contam com um módulo de Gestão de Processos completo, que garante a padronização de modo claro e eficaz, compreendendo, assim, mais organização e linearidade nos processos do escritório. De forma online o gestor contábil consegue acompanhar o andamento das aberturas, alterações e baixas de empresas em tempo real.
5) Não utilizar um gestor de tarefas
Sabe quando tem tanta coisa para fazer e você nem sabe por onde começar? Então, o gestor de tarefas vai te mostrar exatamente qual caminho seguir. Além disso, outras funcionalidades contribuem para a organização do escritório, otimização do tempo e segurança dos dados. O Acessórias, por exemplo, conta com:
Agora que você já sabe a importância de uma boa gestão do tempo no escritório contábil, acesse o nosso infográfico gratuito e descubra 07 maneiras do Acessórias melhorar a rotina da sua equipe contábil:
