A regularização de empresas é uma tarefa essencial para garantir que uma organização opere de forma legal e sem riscos fiscais. Para você que é contador e busca melhorar seus processos com os clientes, entender as etapas da regularização e as ferramentas que podem ajudar é um grande diferencial.
Neste artigo, você vai entender o que é a regularização de empresas, suas vantagens, e como regularizar a situação de uma empresa.
Descubra também como a tecnologia da Acessórias pode facilitar a gestão de processos do seu escritório contábil, organizar prazos e melhorar o relacionamento com os seus clientes!
O que é a regularização de empresas?
A regularização de empresas é o conjunto de ações para garantir que uma empresa esteja em conformidade com todas as exigências legais e fiscais exigidas pela Receita Federal.
Isso significa registrar a empresa, cumprir as obrigações tributárias, trabalhistas e ambientais, obter licenças de funcionamento e inscrever-se nos órgãos de fiscalização.
O contador deve dar orientações precisas sobre o que o cliente precisa fazer para que o negócio esteja regularizado com a legislação vigente, evitando problemas futuros como multas e processos judiciais. Como contador, é seu papel ajudar a empresa a manter a regularidade nesses aspectos.
Em suma, a regularização de empresas começa com o registro como pessoa jurídica, obtendo o CNPJ, que é a identidade do negócio.
Além de abrir a empresa, é necessário formalizar receitas por meio de notas fiscais, manter obrigações tributárias em dia, como o pagamento de impostos, e garantir que o CNPJ permaneça ativo. Isso também significa obter um alvará de funcionamento, certificado digital e acesso aos portais da Receita Federal.
Quais as vantagens da regularização de empresas?
A regularização de empresas traz inúmeras vantagens tanto para o empresário quanto para o contador que presta esse serviço. Veja algumas das principais vantagens!
- Segurança jurídica — empresas regularizadas estão protegidas legalmente, o que reduz os riscos de litígios e penalidades. Isso é fundamental para a continuidade e expansão do negócio.
- Acesso a crédito — bancos e outras instituições financeiras exigem que a empresa esteja regularizada para conceder empréstimos ou financiamentos. Isso pode ser um facilitador para o crescimento do negócio.
- Credibilidade no mercado — empresas em conformidade com a legislação transmitem mais confiança para clientes e fornecedores. A regularização é um indicador de responsabilidade e seriedade.
- Evita multas e sanções — ao manter as obrigações fiscais e trabalhistas em dia, a empresa evita altas multas e problemas com o fisco, o que pode comprometer a saúde financeira do negócio.
- Expansão de mercados — a regularização também permite que a empresa busque novos mercados, inclusive internacionais, já que muitos contratos e licitações exigem comprovação de regularidade fiscal e tributária.
Quais são os tipos de registro de empresa?
No processo de regularização, é fundamental entender os tipos de registro de empresa disponíveis, pois cada tipo tem suas características e exigências legais. Veja quais são os principais tipos de regularização de empresas!
1. Microempreendedor Individual (MEI)
Ideal para empreendedores individuais que faturam até R$ 81.000 por ano. É o tipo de registro mais simples e tem menos burocracia, sendo uma boa opção para quem está começando o negócio.
2. Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI)
Nesse modelo, o empreendedor tem responsabilidade limitada, ou seja, seus bens pessoais não podem ser usados para pagar dívidas da empresa. Além disso, EIRELI precisa de um capital social com no mínimo 100 vezes o salário mínimo.
3. Sociedade Limitada (LTDA)
Muito comum, esse tipo de empresa permite que dois ou mais sócios dividam a responsabilidade de forma proporcional ao capital investido. Ademais, a responsabilidade dos sócios fica limitada ao montante do capital social.
4. Sociedade Anônima (SA)
Usada por empresas de grande porte, em que o capital é dividido em ações. Dessa forma, as ações podem ser negociadas publicamente, tornando o processo de registro mais complexo.
Como regularizar a situação de uma empresa?
O processo de regularização de empresas pode variar dependendo da situação de cada negócio, mas em termos gerais, segue algumas etapas principais, confira quais são!
- Escolha do tipo de empresa — o primeiro passo é definir o tipo de registro mais adequado ao negócio. Isso envolve entender o porte da empresa, se ela terá sócios ou será individual, e o regime tributário desejado.
- Registro na Junta Comercial — para que a empresa tenha existência jurídica, é necessário registrá-la na Junta Comercial do estado onde a empresa vai operar. O CNPJ da Receita Federal também será gerado nesta etapa.
- Obtenção de alvará de funcionamento — dependendo da atividade, a empresa pode precisar de licenças e alvarás municipais ou estaduais. Por exemplo, negócios de alimentação necessitam de autorização da vigilância sanitária.
- Inscrição estadual e municipal — caso a empresa realize atividades comerciais, é necessário ter a inscrição estadual para a venda de produtos e a municipal para o exercício de atividades como prestação de serviços.
- Regularização fiscal e trabalhista — o contador deve garantir que a empresa esteja regularizada perante a Receita Federal, o INSS, a Secretaria da Fazenda, entre outros órgãos fiscais e trabalhistas.
- Manutenção das obrigações — após a regularização inicial, o contador deve garantir que a empresa mantenha todas as obrigações fiscais e trabalhistas em dia, como declarações de imposto de renda e folha de pagamento.
Como simplificar processos empresariais no seu escritório contábil
Para contadores iniciantes e escritórios contábeis que querem otimizar o processo de regularização de empresas, a adoção de ferramentas tecnológicas e a organização de rotinas de trabalho é fundamental.
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