Você já parou para pensar que seus clientes podem estar hoje em busca de outro contador?
Seja pela falta de ferramentas adequadas para medir a satisfação dos clientes ou meios de fazer uma boa gestão do atendimento, muitos escritórios de contabilidade deixam de acompanhar de perto o relacionamento com o cliente e não percebem sua insatisfação a tempo de fazer algo a respeito disso.
Clientes satisfeitos são os principais responsáveis por divulgar a boa imagem e construir uma boa reputação para o escritório, porém os insatisfeitos podem prejudicar e muito o seu negócio. Daí vem a importância de monitorar de perto o relacionamento com o cliente.
Reclamações constantes de clientes, lentidão no atendimento e equipe sem foco na satisfação do seu cliente são alguns sinais de alerta para que você passe a investir na gestão do relacionamento com o cliente. Lembre-se: a estabilidade do seu escritório contábil no mercado depende disso!
Então para buscar maneiras de melhorar o relacionamento com o cliente, vamos começar entendendo quais são os principais motivos de insatisfação, pois eles são os responsáveis por seu cliente ir até o concorrente:
Atendimento de baixa qualidade
Existe coisa mais desagradável do que ser mal atendido?
Os escritórios de contabilidade tem uma demanda alta de solicitações para atender diariamente. Ainda assim, cada solicitação deve ser atendida como se fosse a única, pois para aquele cliente, esse atendimento irá refletir a imagem do escritório como um todo. Dessa forma, é necessário pensar maneiras de sempre atender com qualidade e da maneira mais ágil possível.
Responder e-mails com clareza e agilidade, atender as ligações de forma cordial, oferecer soluções rápidas e ter boa vontade na resolução de problemas são algumas das características que certamente irão contribuir com a construção de um bom relacionamento entre o seu cliente e o escritório contábil.
Falta de qualificação profissional
Ser qualificado profissionalmente não significa apenas possuir as certificações necessárias para exercer a profissão. Muitos contadores param no tempo e não buscam atualizar seus conhecimentos e ferramentas, assim, deixam a desejar na qualidade do serviço prestado aos seus clientes.
O conhecimento precisa ser constantemente renovado para que, na prática, o profissional da contabilidade esteja preparado para dar suporte ao cliente que o contrata. Em outras palavras, a qualificação profissional impacta diretamente na qualidade do serviço prestado. Por isso, para manter seus conhecimentos em dia acompanhe fóruns, sites e portais do mundo contábil. Faça cursos, se especialize e surpreenda positivamente seus clientes!
Extravio de documentos e/ou erro nos dados
Esse é um dos erros mais graves que os profissionais da contabilidade podem cometer. Dados incorretos podem gerar penalidades legais para o cliente e para o escritório, multas, entre outros problemas.
O cálculo errôneo dos tributos; envio atrasado das declarações; preenchimento e envio errado das obrigações acessórias; elaboração equivocada de relatórios e demonstrativos contábeis ou financeiros são alguns dos erros que devem ser evitados nos escritórios de contabilidade.
Já o extravio de documentos pode acontecer devido a arquivos feitos de maneira incorreta ou de forma pouco segura. A equipe de um escritório de contabilidade trabalha com documentos repletos de informações sigilosas, por isso é essencial investir em segurança de envio e armazenamento de documentos para evitar problemas futuros.
Utilize a tecnologia a seu favor: abandone os arquivos de papel, planilhas do excel, pastas bagunçadas no computador. Passe a usar um gestor eletrônico de documentos e tenha organização e segurança no armazenamento de documentos na nuvem. Fácil de usar e prático para acessar!
Descumprimento de prazos
Perder prazos pode se tornar um verdadeiro pesadelo na vida do contador. Os atrasos em determinadas obrigações e tarefas, além de prejudicar o fluxo de trabalho da equipe e dos clientes, ainda podem gerar multas altíssimas. Para cada empresa que o escritório atende, são dezenas de prazos de obrigações para cumprir. Por isso é necessário investir em maneiras eficientes de fazer a gestão dos prazos, como por exemplo, contratar uma ferramenta de automação e gestão. Com o controle feito de forma tecnológica e automatizada é bem mais fácil manter os prazos em dia, sem estresse e sem dor de cabeça!
Além disso, um bom profissional não precisa ser cobrado constantemente pelo seu cliente sobre a realização de suas tarefas. Contratar uma ferramenta de gestão não é gasto, é investimento!
Uso de ferramentas ultrapassadas
Todos os dias novas soluções tecnológicas surgem em diversas áreas e na contabilidade não é diferente. Continuar insistindo em pilhas de papel, planilhas com erros, processos lentos e desorganizados é entregar seu cliente de bandeja para o concorrente!
Hoje é possível reduzir tempo, custos e erros utilizando tecnologia. Se antes era necessário demandar uma quantidade significativa de tempo com tarefas manuais, agora é possível fazer determinadas atividades sem erros e em poucos minutos! A tecnologia possibilita o uso de certificados digitais que concedem validade jurídica para assinaturas digitais, gestão eletrônica de documentos, entre outras vantagens. Em outras palavras, você terá muito mais tempo para focar no relacionamento com o cliente!
Como o Acessórias te auxilia com a solução destes problemas:
Utilizando o Acessórias, nosso sistema de gestão para empresas contábeis, você tem acesso a um aplicativo personalizado, feito especialmente para a sua empresa contábil. Com o nome e a logo do seu escritório contábil, este aplicativo vai revolucionar o seu atendimento ao cliente.
Principais vantagens:
��� Conheça a qualidade do atendimento da sua equipe: Seus clientes poderão abrir chamados e solicitações para sua empresa contábil com rapidez e praticidade, usando o celular. No encerramento de cada chamado/solicitação atendida, seu cliente poderá deixar uma avaliação para o atendente.
✓ Gestão eletrônica de Documentos – GED: Com a GED você poupa tempo e tem mais segurança no gerenciamento de documentações. Além disso, seu seu cliente pode compartilhar documentos pelo celular de uma forma prática e rápida.
✓ Otimize a comunicação entre seus clientes e sua equipe: É possível fazer o envio de comunicados e avisos através do aplicativo. Não precisa se preocupar, todas as funções do aplicativo contam com notificação no seu celular!
✓ Praticidade na abertura e atendimento de solicitações com seus clientes: Com seu novo aplicativo a sua equipe poderá solicitar documentos ao cliente de uma forma muito mais rápida. Chega perder tempo com o envio e-mails e ligações!
O seu cliente é seu bem mais valioso. Hoje o consumidor está mais exigente, sabe o que quer e escolhe o melhor. Por isso é necessário saber interpretar suas necessidades e expectativas para tomar decisões assertivas e isso só é possível com uma estratégia de coleta de dados sobre sua satisfação.
Com o Acessórias a sua gestão do relacionamento com o cliente é feita através de um conjunto de práticas, estratégias e uso da tecnologia para gerenciar e analisar dados do atendimento ao cliente. Saiba como implementar no seu negócio solicitando uma demonstração aqui.
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