Grupos de obrigações para envio de e-mails agrupados
Agora você pode cadastrar grupos de obrigações no cadastro das empresas, para que elas sejam entregues para o cliente agrupadas em um único e-mail:
Grupos de obrigações para envio de e-mails agrupados
Como utilizar essa funcionalidade?
Preparamos um vídeo para te mostrar o passo a passo da configuração dos grupos de obrigações no cadastro da empresa para o envio agrupado:
Prefere ler o passo a passo? Detalhamos tudo para você:
Para utilizar os grupos de obrigações para envio de e-mails agrupados, basta seguir os seguintes passos:
- Acesse o menu Empresas
- Selecione a empresa na a qual deseja cadastrar o grupo de obrigações para envio agrupado.
- No campo das sessões, clique no novo ícone: "Grupos de obrigações" (1).
- Em seguida, para criar um novo grupo de obrigações, clique no símbolo do "+" (2).
- O Acessórias vai exibir uma tela para edição dos grupos para envio das obrigações.
- Preencha os campos Nome/Descrição (1) do e-mail e o Remetente(2).
- Selecione as obrigações (3) que irão compor o grupo.
- Configure o modelo do e-mail (4).
- Durante a escrita do e-mail, caso precise consultar as variáveis de e-mail, clique para exibir as "Legendas das variáveis" (5).
- Finalize em Salvar(6).
Essas são as legendas de variáveis disponíveis atualmente, para você personalizar os seus e-mails (clique para dar zoom):
Após clicar em Salvar, o sistema exibirá uma mensagem para a confirmação da ação.
Observações importantes antes de confirmar o salvamento:
- Ao salvar, caso os requisitos do grupo já estejam atendidos, o e-mail será disparado.
- Caso você remova uma obrigação que faz parte de um grupo, ela será convertida em envio agendado.
Após a confirmação, o envio do e-mail só será realizado quando todas as entregas referentes ao grupo de obrigações forem realizadas e estiverem pendentes de disparo, como um pacote de disparo pré-configurado.
Importante:
- Você poderá criar quantos grupos de obrigações forem necessários.
- Uma obrigação poderá fazer parte de apenas um grupo de obrigações.
Envio de e-mail teste
Antes de salvar o seu modelo de e-mail para os grupos de obrigações, você pode enviar um e-mail teste para confirmar se está tudo certo com a mensagem.
Para isso, após configurar o modelo de e-mail, utilizando todas as variáveis necessárias para personalizar a sua mensagem, clique no botão azul "Enviar modelo de e-mail":
Em seguida, o sistema irá exibir uma confirmação para o envio do e-mail teste.
Importante: O envio do teste não salva o modelo de e-mail. Portanto, após o envio do e-mail teste o sistema irá exibir uma opção para salvar as configurações realizadas. Não se esqueça de salvar!
Como ficam as opções para estas obrigações na Lista de Entregas?
Na Lista de Entregas, você verá uma diferença nas opções de envio de e-mail caso uma obrigação faça parte de um grupo. Ao invés de aparecer as opções de envio "Imediato", "Agendado" ou "Pré-agendado", a opção será "Agrupado".
Este é o símbolo de que o prazo está agrupado na Lista de Entregas.
Pela lista de entregas, no botão "Mais opções do agrupamento" é possível cancelar o envio do documento específico ou forçar o envio do e-mail agrupado mesmo que os requisitos ainda não tenham sido preenchidos:
Após o disparo, caso necessário, é possível fazer o reenvio do documento:
Configurações de obrigações agrupadas na base de conhecimento do e-Contínuo
Adicionamos uma dica na base de conhecimento do e-Contínuo, que explica o funcionamento da entrega de e-mails em obrigações que estiverem agrupadas na empresa. Para acessar a dica, basta clicar neste ícone:
Ao configurar uma obrigação na base de conhecimento do e-Contínuo, você possui 4 opções de envio de e-mail: Imediato, Agendado, Pré-agendado e Aos gestores do Dpto.
Porém, caso a obrigação faça parte de um grupo na empresa, a modalidade de envio escolhida será ignorada e o disparo seguirá as regras das obrigações agrupadas na empresa.
Pronto! Agora você já sabe tudo sobre os grupos de obrigações para envio de e-mails agrupados para os seus clientes.
Comece já a utilizar os benefícios dessa nova funcionalidade!
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Vida longa e próspera a todos os profissionais da contabilidade!