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Todo profissional de contabilidade j\u00e1 desejou, mesmo em pensamento, que o dia tivesse mais que 24 horas. Essa sensa\u00e7\u00e3o de que faltam horas no dia \u00e9 comum, mas pode desaparecer caso seja feita uma boa gest\u00e3o do tempo.<\/p>\r\n
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Esse desejo vem da alta demanda, dos prazos apertados e da possibilidade de multas caso ocorram atrasos. Nesse contexto, sentir que n\u00e3o h\u00e1 tempo para nada al\u00e9m do trabalho acaba sendo algo comum, por\u00e9m desagrad\u00e1vel, entre contadores e outros profissionais de contabilidade.<\/p>\r\n
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Por isso n\u00f3s identificamos 05 erros que prejudicam a produtividade no escrit\u00f3rio cont\u00e1bil e dar dicas de como evitar que essas situa\u00e7\u00f5es com uma boa gest\u00e3o do tempo:<\/p>\r\n
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O que esgota seu tempo? A centraliza\u00e7\u00e3o \u00e9 um dos principais fatores que contribuem para a sobrecarga e para a m\u00e1 gest\u00e3o do tempo. Assim, muitas vezes o segredo para a otimiza\u00e7\u00e3o do tempo est\u00e1 em saber delegar.<\/p>\r\n
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Delegar tarefas d\u00e1 autonomia ao time cont\u00e1bil, melhora os fluxos de trabalho e passa aos clientes a seguran\u00e7a de que o escrit\u00f3rio funciona bem sem depender somente do gestor. Al\u00e9m disso, ter liberdade e autonomia no ambiente de trabalho deixam o colaborador mais confort\u00e1vel e seguro para executar suas tarefas.<\/p>\r\n
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Por outro lado, para delegar com seguran\u00e7a \u00e9 necess\u00e1rio contar com ferramentas de suporte que permitam o acompanhamento da execu\u00e7\u00e3o das tarefas. A\u00ed entram os sistemas de gest\u00e3o automatizados. O Acess\u00f3rias, por exemplo, conta com um painel onde o gestor consegue acompanhar o status de todas as entregas realizadas pela equipe cont\u00e1bil. Isso d\u00e1 mais seguran\u00e7a ao gestor na hora de delegar tarefas.<\/p>\r\n
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Executar v\u00e1rias tarefas simultaneamente d\u00e1 a falsa sensa\u00e7\u00e3o de produtividade alta, mas o que acontece \u00e9 justamente o contr\u00e1rio. Pesquisadores do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres identificaram que trabalhar no modo multitarefa pode reduzir a produtividade do profissional em at\u00e9 40% e o diminuir o QI em at\u00e9 10 pontos.\u00a0<\/p>\r\n
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A explica\u00e7\u00e3o \u00e9 simples: o foco \u00e9 fundamental para obter maior qualidade e produtividade em uma tarefa! Ent\u00e3o procure trabalhar com blocos de atividades similares, hierarquizando as atividades conforme a prioridade identificada no planejamento.<\/p>\r\n
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O segredo de um trabalho bem feito est\u00e1 na aten\u00e7\u00e3o e na paci\u00eancia aplicadas em sua execu\u00e7\u00e3o. Portanto, n\u00e3o abra m\u00e3o do foco, da organiza\u00e7\u00e3o e da clareza. Assim seu trabalho ir\u00e1 fluir melhor e voc\u00ea finaliza as tarefas em menos tempo e com mais qualidade.<\/p>\r\n
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O planejamento<\/a> e defini\u00e7\u00e3o de prioridades caminham juntos para uma melhor gest\u00e3o do tempo. Come\u00e7ar o dia sabendo quais ser\u00e3o suas tarefas e o n\u00edvel de prioridade contribui para uma maior produtividade. Al\u00e9m disso, essa pr\u00e1tica ajuda a terminar o dia com a certeza de que n\u00e3o ficou nada esquecido ou pendente.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n O objetivo dessa organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 evitar que a equipe cont\u00e1bil seja surpreendida com tarefas urgentes, prazos apertados, atividades esquecidas, etc.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Nesse sentido, priorize as atividades importantes e resolva rapidamente as urgentes. Reserve o per\u00edodo da manh\u00e3 para as atividades mais complexas, visto que neste per\u00edodo a mente ainda est\u00e1 fresca, voc\u00ea est\u00e1 com altos n\u00edveis de energia e ainda n\u00e3o se envolveu com a resolu\u00e7\u00e3o de problemas.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Para clientes Acess\u00f3rias, a funcionalidade do Planejamento Semanal faz todo o trabalho de planejar e identificar as entregas priorit\u00e1rias da semana. Todas as segundas-feiras um e-mail \u00e9 enviado ao time cont\u00e1bil com as entregas da semana, assim \u00e9 s\u00f3 chegar e come\u00e7ar a execu\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n Saiba tamb\u00e9m sobre o planejamento cont\u00e1bil<\/b><\/a><\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Uma das grandes dificuldades em lidar com processos<\/a> n\u00e3o padronizados em um escrit\u00f3rio cont\u00e1bil \u00e9 a falta de autonomia da equipe cont\u00e1bil. Sem a padroniza\u00e7\u00e3o durante uma abertura, altera\u00e7\u00e3o ou baixa de empresa podem ocorrer erros, confus\u00e3o e at\u00e9 o esquecimento de alguma tarefa. Al\u00e9m disso, a equipe fica muito dependente da orienta\u00e7\u00e3o direta do gestor, o que reduz a produtividade.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Da\u00ed vem a import\u00e2ncia de padronizar processos. Quando o time cont\u00e1bil sabe exatamente o que e como algo precisa ser feito, seguindo um padr\u00e3o, o aumento da produtividade e do sucesso na execu\u00e7\u00e3o \u00e9 garantido. Portanto, estabele\u00e7a padr\u00f5es e procedimentos para tarefas: identifique a melhor forma de executar uma tarefa e crie padr\u00f5es e procedimentos para cada uma.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Para o Acess\u00f3rias a padroniza\u00e7\u00e3o \u00e9 um dos pilares para a qualidade. Nossos clientes contam com um m\u00f3dulo de Gest\u00e3o de Processos completo, que garante a padroniza\u00e7\u00e3o de modo claro e eficaz, compreendendo, assim, mais organiza\u00e7\u00e3o e linearidade nos processos do escrit\u00f3rio. De forma online o gestor cont\u00e1bil consegue acompanhar o andamento das aberturas, altera\u00e7\u00f5es e baixas de empresas em tempo real.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Sabe quando tem tanta coisa para fazer e voc\u00ea nem sabe por onde come\u00e7ar? Ent\u00e3o, o gestor de tarefas vai te mostrar exatamente qual caminho seguir. Al\u00e9m disso, outras funcionalidades contribuem para a organiza\u00e7\u00e3o do escrit\u00f3rio, otimiza\u00e7\u00e3o do tempo e seguran\u00e7a dos dados. O Acess\u00f3rias, por exemplo, conta com:<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe a import\u00e2ncia de uma boa gest\u00e3o do tempo no escrit\u00f3rio cont\u00e1bil, acesse o nosso infogr\u00e1fico gratuito e descubra 07 maneiras do Acess\u00f3rias melhorar a rotina da sua equipe cont\u00e1bil:<\/p>\r\n <\/p>\r\n4) N\u00e3o padronizar tarefas e processos<\/h3>\r\n
5) N\u00e3o utilizar um gestor de tarefas<\/h3>\r\n
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