{"id":7585,"date":"2021-02-10T22:00:57","date_gmt":"2021-02-10T22:00:57","guid":{"rendered":"https:\/\/acessorias.com\/noticias\/paperless-entenda-os-beneficios-do-escritorio-contabil-sem-papel\/"},"modified":"2025-07-01T00:18:19","modified_gmt":"2025-07-01T00:18:19","slug":"paperless-entenda-os-beneficios-do-escritorio-contabil-sem-papel","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/acessorias.com\/site\/paperless-entenda-os-beneficios-do-escritorio-contabil-sem-papel\/","title":{"rendered":"Paperless: Entenda os benef\u00edcios do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil sem papel"},"content":{"rendered":"\r\n

Certamente voc\u00ea j\u00e1 passou por alguma situa\u00e7\u00e3o onde voc\u00ea perdeu um documento, recibo, ou mesmo uma anota\u00e7\u00e3o importante. Voc\u00ea refaz seus passos, procura e quando n\u00e3o acha, como \u00faltimo recurso tenta recri\u00e1-lo. \u00c9 estressante, eu sei. Para evitar situa\u00e7\u00f5es como essa vamos te apresentar o conceito de paperless<\/strong><\/em>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Este termo vem do ingl\u00eas que, traduzido, quer dizer \u201csem papel\u201d. Na pr\u00e1tica, o paperless<\/em> \u00e9 um modelo de gest\u00e3o que tem como objetivo reduzir ao m\u00e1ximo o uso do papel nas rotinas de trabalho. \u00c9 por isso que aderir ao paperles<\/em>s \u00e9 uma \u00f3tima oportunidade de investir no avan\u00e7o tecnol\u00f3gico digital <\/a>e apoiar pr\u00e1ticas corporativas mais sustent\u00e1veis.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Falando do mercado cont\u00e1bil, muitos escrit\u00f3rios ainda usam o modelo anal\u00f3gico de gest\u00e3o<\/a>, com muito material impresso, rascunhos de anota\u00e7\u00f5es sobre a mesa e enormes arquivos em papel. Seja por medo da mudan\u00e7a ou por pensar que o investimento em tecnologia \u00e9 muito alto, a verdade \u00e9 que muitos escrit\u00f3rios de contabilidade ainda est\u00e3o presos no passado.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Seja sincero, voc\u00ea \u00e9 do time que pensa que o valor dos investimentos em tecnologia s\u00e3o altos demais para pouco retorno?<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Ent\u00e3o d\u00ea uma olhada em alguns dos principais benef\u00edcios do paperless<\/em> para o seu escrit\u00f3rio cont\u00e1bil:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Redu\u00e7\u00e3o de custos operacionais e otimiza\u00e7\u00e3o do espa\u00e7o f\u00edsico<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n

Os custos de manter processos anal\u00f3gicos no seu escrit\u00f3rio cont\u00e1bil v\u00e3o muito al\u00e9m de economia em papel e impress\u00e3o. Os preju\u00edzos envolvem o tempo que os colaboradores gastam procurando documentos e informa\u00e7\u00f5es, perda de produtividade para consultar o status de processos, retrabalho para reelaborar um arquivo extraviado, entre outros.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Al\u00e9m disso, ao aderir a meios digitais de armazenamento de dados, grandes volumes de papel podem ser digitalizados, liberando os espa\u00e7os antes ocupados por arquivos. Assim, essas salas podem passar a ser utilizadas para a expans\u00e3o da equipe cont\u00e1bil e crescimento do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil.<\/strong><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Considerando tudo isso, ser\u00e1 que deixar a transforma\u00e7\u00e3o digital para depois \u00e9 realmente econ\u00f4mico?<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Melhoria significativa na performance\u00a0<\/h4>\r\n\r\n\r\n\r\n

Lembre-se de quanto tempo voc\u00ea j\u00e1 passou procurando um documento em uma sala de arquivos ou quanto tempo gastou para refaz\u00ea-lo quando n\u00e3o conseguiu encontrar. Isso \u00e9 um desperd\u00edcio do seu tempo<\/a> valioso!<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\u00c9 por isso que em uma gest\u00e3o paperless<\/em> o escrit\u00f3rio conta com as ferramentas digitais necess\u00e1rias para armazenar os arquivos em nuvem, o que deixa qualquer documento a um clique de dist\u00e2ncia.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Na nuvem, os arquivos s\u00e3o facilmente organizados e podem ser acessados instantaneamente. Assim, quando algu\u00e9m precisa consultar um documento, a solicita\u00e7\u00e3o pode ser atendida em poucos segundos.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Vale a pena continuar gastando tempo e energia em processos manuais apenas porque “sempre foi assim”?<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Mais seguran\u00e7a e rastreabilidade dos dados<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n

Digitalizados\u00a0e armazenados em nuvem, os documentos ficam muito mais seguros. Dessa forma evitam-se extravios e os riscos de deteriora\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Al\u00e9m disso, em um \u00e9 dif\u00edcil ter controle de acesso sobre um arquivo f\u00edsico de documentos. Por mais que alguns escrit\u00f3rios contem com o apoio de c\u00e2meras de vigil\u00e2ncia, \u00e9 dif\u00edcil garantir que altera\u00e7\u00f5es e retiradas de documentos n\u00e3o autorizadas sejam de fato evitadas.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Por outro lado, dependendo do software contratado, a gest\u00e3o eletr\u00f4nica de documentos garante controle de acesso aos documentos, com permiss\u00f5es definidas pelos gestores. Tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel registrar dados detalhados de qualquer movimenta\u00e7\u00e3o e altera\u00e7\u00e3o feita no documento, como por exemplo: data, hor\u00e1rio, IP e identifica\u00e7\u00e3o de quem fez a altera\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Sustentabilidade<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n

N\u00e3o tem como falar em redu\u00e7\u00e3o de papel sem falar em sustentabilidade. A transforma\u00e7\u00e3o digital diminui os impactos ambientais \u00e0 medida que reduz o consumo de papel e de outros materiais.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Cada vez mais as empresas est\u00e3o conscientes da import\u00e2ncia de fazer escolhas mais sustent\u00e1veis e do impacto que isso tem a longo prazo. Aderir ao paperless<\/em> \u00e9 uma dessas escolhas.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\u201cEu j\u00e1 uso e-mail e planilha online na minha empresa, isso n\u00e3o \u00e9 ser digital?\u201d<\/em><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n

Sim, esses s\u00e3o passos importantes em dire\u00e7\u00e3o \u00e0 contabilidade digital. Por\u00e9m, n\u00e3o adianta usar ferramentas digitais se seus processos continuam anal\u00f3gicos.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Pense comigo, de que adianta utilizar whatsapp, e-mail e planilhas online se \u00e9 um funcion\u00e1rio espec\u00edfico que sabe para quem enviar as mensagens e que ret\u00e9m os dados para o preenchimento da planilha.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Se o funcion\u00e1rio falta ou acaba se desligando do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil, ficam os e-mails e as planilhas, mas os processos e rotinas se v\u00e3o com ele.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Complicado n\u00e9?<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

\u00c9 por isso que n\u00e3o basta usar ferramentas digitais, o escrit\u00f3rio precisa modernizar os processos. Usar e-mail, whatsapp e planilhas online j\u00e1 te coloca na frente de escrit\u00f3rios ref\u00e9ns da papelada, mas ainda te deixa atr\u00e1s de quem realmente est\u00e1 engajado na transforma\u00e7\u00e3o digital.<\/a><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

Aliado \u00e0 pr\u00e1tica do paperless<\/em>, um sistema de gest\u00e3o<\/a> online e automatizado pode trazer in\u00fameros benef\u00edcios ao seu escrit\u00f3rio cont\u00e1bil:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n