Se os escrit\u00f3rios de contabilidade j\u00e1 t\u00eam um alto volume de trabalho durante o ano todo, no per\u00edodo de envio das declara\u00e7\u00f5es do IRPF essa demanda fica ainda mais intensa. Por isso, o planejamento \u00e9 essencial para manter a organiza\u00e7\u00e3o neste per\u00edodo, j\u00e1 que al\u00e9m de todas as obriga\u00e7\u00f5es padr\u00e3o, ainda h\u00e1 o trabalho extra relacionado \u00e0s declara\u00e7\u00f5es.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Geralmente, o per\u00edodo do envio das declara\u00e7\u00f5es do IRPF inicia em mar\u00e7o e vai at\u00e9 o m\u00eas de abril. Embora sejam dois meses para a realiza\u00e7\u00e3o desse trabalho, muitos clientes deixam para procurar o contador na \u00faltima hora, o que pode gerar sobrecarga e muito estresse.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Por\u00e9m, sabemos que al\u00e9m do faturamento extra gerado com as declara\u00e7\u00f5es, a qualidade deste atendimento pode impactar em um aumento consider\u00e1vel na carteira de clientes ou de indica\u00e7\u00f5es.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
Ent\u00e3o, para vencer a correria e enxergar essa nova demanda como oportunidade de neg\u00f3cio, n\u00f3s preparamos 6 recomenda\u00e7\u00f5es para otimizar os envios das declara\u00e7\u00f5es no seu escrit\u00f3rio cont\u00e1bil:<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n
O planejamento \u00e9 sempre importante, mas \u00e9 ainda mais relevante em momentos de alta demanda, como o per\u00edodo das declara\u00e7\u00f5es do IRPF. Com um planejamento pensado especialmente para este per\u00edodo voc\u00ea garante uma melhor gest\u00e3o do tempo e organiza\u00e7\u00e3o<\/a> para a sua equipe cont\u00e1bil. Assim voc\u00ea assegura que essa demanda extra se adeque a rotina do seu escrit\u00f3rio cont\u00e1bil sem sobrecarga e dor de cabe\u00e7a.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Planejamento anual<\/em><\/strong><\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Al\u00e9m do planejamento espec\u00edfico para o IRPF, prever o per\u00edodo de declara\u00e7\u00f5es no planejamento anual <\/a>do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil tamb\u00e9m \u00e9 muito \u00fatil. Com o planejamento voc\u00ea faz a gest\u00e3o do tempo da sua equipe cont\u00e1bil de forma que as declara\u00e7\u00f5es do IRPF n\u00e3o interfiram nas demais rotinas do escrit\u00f3rio. Logo, todo o tempo livre direcionado \u00e0s declara\u00e7\u00f5es durantes os meses de mar\u00e7o e abril.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Uma alternativa \u00e9 montar uma equipe espec\u00edfica para atender essa demanda. A equipe pode ser formada por colaboradores do escrit\u00f3rio ou, se houver a possibilidade, um time a parte com profissionais tempor\u00e1rios. Assim, as atividades ficam bem divididas e a produtividade aumenta sem prejudicar sobrecarregar a sua equipe cont\u00e1bil.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n No meio cont\u00e1bil, pode parecer \u00f3bvio falar da import\u00e2ncia dos prazos, mas \u00e9 necess\u00e1rio enfatizar que um cronograma com prazos bem definidos ajuda muito na organiza\u00e7\u00e3o, especialmente em per\u00edodos de alta demanda. Dessa forma, recomendamos que voc\u00ea defina um prazo limite para recebimento de documentos da declara\u00e7\u00e3o do IRPF.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Este prazo deve permitir trabalhar sem afetar seu bem estar f\u00edsico e emocional, com tempo suficiente para dar aten\u00e7\u00e3o individual \u00e0s declara\u00e7\u00f5es e evitar erros e retrabalhos que costumam ocorrer quando estamos correndo contra o tempo.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Ap\u00f3s definir o prazo limite para o recebimento das documenta\u00e7\u00f5es, \u00e9 hora de comunicar os clientes. Envie uma mensagem com as\u00a0 informa\u00e7\u00f5es sobre os prazos e outros materiais informativos que possam \u00fateis na orienta\u00e7\u00e3o a respeito da declara\u00e7\u00e3o do IRPF.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Muitos clientes n\u00e3o compreendem o processo da declara\u00e7\u00e3o do Imposto de Renda, e a desinforma\u00e7\u00e3o pode tornar o processo lento e ainda mais trabalhoso. Por isso, utilize os meios de comunica\u00e7\u00e3o do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil para informar seus clientes sobre os prazos e outras quest\u00f5es relacionadas ao tema. Fa\u00e7a posts no blog e nas redes sociais<\/a>, compartilhe v\u00eddeos, textos e todo material educativo sobre a tem\u00e1tica.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Uma dica para incentivar o cumprimento dos prazos de recebimento dos documentos \u00e9 falar sobre como essa pr\u00e1tica tamb\u00e9m ser\u00e1 ben\u00e9fica para o cliente. Com prazos bem definidos os clientes podem organizar as documenta\u00e7\u00f5es com anteced\u00eancia e prevenir erros que possam ocorrer, evitando problemas com o Le\u00e3o. Informe tamb\u00e9m as penalidades do n\u00e3o cumprimento do prazo estipulado para envio das documenta\u00e7\u00f5es, que pode ser o pagamento de uma taxa extra, por exemplo. Al\u00e9m disso, reforce as consequ\u00eancias e multas para aqueles que perderem o prazo oficial da Receita Federal.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n N\u00e3o basta enviar as mensagens, voc\u00ea precisa se certificar de que elas foram recebidas e compreendidas pelos seus clientes. Se necess\u00e1rio, acrescente uma confirma\u00e7\u00e3o de leitura aos e-mails e agende envios de lembretes quando o fim do prazo estiver se aproximando. Reforce todos os avisos nas redes sociais e no site do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Mesmo que voc\u00ea j\u00e1 tenha decorado todos os documentos necess\u00e1rios para a declara\u00e7\u00e3o do IRPF, um checklist pode ser muito \u00fatil nesse momento de alta demanda. Confiar apenas na mem\u00f3ria \u00e9 arriscado, ainda mais quando pensamos nas penalidades da Receita Federal em rela\u00e7\u00e3o aos erros e perda de prazo da declara\u00e7\u00e3o do IRPF.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n O check list \u00e9 uma forma simples de organizar os afazeres e controlar as pend\u00eancias das declara\u00e7\u00f5es. Dessa forma, fica mais f\u00e1cil cobrar os itens que est\u00e3o faltando e voc\u00ea n\u00e3o corre o risco de esquecer algum detalhe.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Al\u00e9m disso, voc\u00ea tamb\u00e9m pode estimular seus clientes a fazer um rascunho da declara\u00e7\u00e3o do Imposto de Renda utilizando como base os dados da declara\u00e7\u00e3o do ano anterior. Essa pr\u00e1tica agiliza o preenchimento de diversos campos da declara\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n A tecnologia est\u00e1 a\u00ed para ser utilizada! Receber apenas a vers\u00e3o f\u00edsica dos documentos pode dificultar o processo e deix\u00e1-lo lento, sem falar nos riscos de perdas de documentos importantes. Portanto, busque meios que facilitem o recebimento das documenta\u00e7\u00f5es e que agilizem o processo da declara\u00e7\u00e3o do IRPF: Receba a vers\u00e3o digital dos documentos! Voc\u00ea pode receb\u00ea-los por e-mail ou mesmo por um campo de upload em seu site.\u00a0<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Se voc\u00ea \u00e9 cliente Acess\u00f3rias, use seu aplicativo!<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n O aplicativo do seu escrit\u00f3rio cont\u00e1bil \u00e9 ideal para fazer o envio dos comunicados e abertura de solicita\u00e7\u00f5es de documentos. Al\u00e9m de ser mais pr\u00e1tico que o uso do e-mail, o aplicativo possui o protocolo digital indicando data, hor\u00e1rio e IP do usu\u00e1rio que visualizou a mensagem.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n O campo de solicita\u00e7\u00f5es \u00e9 ideal para o recebimento de documentos dos seus clientes. Lembre-se de que quanto mais pr\u00e1tico e r\u00e1pido for o recebimento das documenta\u00e7\u00f5es, mais r\u00e1pido ser\u00e1 a finaliza\u00e7\u00e3o da declara\u00e7\u00e3o.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n Aplicando essas dicas voc\u00ea vai conseguir domar o Le\u00e3o com mais facilidade e aproveitar as oportunidades geradas com as declara\u00e7\u00f5es do IRPF. O intuito \u00e9 aproveitar as oportunidades geradas com essa demanda sem grandes impactos na rotina normal da sua equipe cont\u00e1bil. Al\u00e9m do faturamento extra, esse um \u00f3timo momento para conquistar novos clientes e ganhar indica\u00e7\u00f5es. Com um planejamento bem feito e organiza\u00e7\u00e3o, aliados \u00e0 um sistema de gest\u00e3o como o Acess\u00f3rias,<\/a> voc\u00ea ver\u00e1 que domar o Le\u00e3o pode ser mais simples do que voc\u00ea imagina.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\nDetermine um prazo limite para receber os documentos das declara\u00e7\u00f5es do IRPF<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Mantenha seus clientes informados<\/strong>\u00a0<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Certifique-se que o cliente recebeu suas mensagens<\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Crie um checklist!<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Desburocratize a entrega dos documentos<\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n
Dica extra: exclusiva para clientes Acess\u00f3rias<\/em><\/strong><\/h3>\r\n\r\n\r\n\r\n