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Quando o assunto \u00e9 a gest\u00e3o do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil, estamos falando de muitos prazos, vencimentos e processos que precisam ser controlados de perto para impedir erros, atrasos, multas e problemas com a legisla\u00e7\u00e3o. Nesse sentido, ter uma vis\u00e3o panor\u00e2mica do escrit\u00f3rio \u00e9 essencial para evitar tais situa\u00e7\u00f5es e garantir a satisfa\u00e7\u00e3o dos clientes e o sucesso do seu neg\u00f3cio.<\/p>\r\n
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O grande desafio, principalmente para escrit\u00f3rios de grande porte, \u00e9 ter uma vis\u00e3o clara e ampla do andamento das atividades desempenhadas pela equipe cont\u00e1bil. Para ter essa vis\u00e3o, \u00e9 necess\u00e1rio utilizar ferramentas que viabilizem uma coleta de dados confi\u00e1vel e que permitam acompanhar o status dos processos e tarefas em tempo real.\u00a0<\/p>\r\n
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Pouco tempo atr\u00e1s, o controle de prazos e processos s\u00f3 era poss\u00edvel se feito manualmente, por meio de muito papel<\/a>, planilhas e agendas. Para saber o status de uma entrega, muitas vezes era necess\u00e1rio perguntar diretamente ao colaborador. Nesse cen\u00e1rio, ficar depois do expediente conferindo as entregas do dia era rotina para muitos gestores.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n No caso dos relat\u00f3rios manuais, al\u00e9m do tempo gasto para ger\u00e1-los, as informa\u00e7\u00f5es acabavam sendo sempre do m\u00eas ou semana anterior, impedindo an\u00e1lises que considerem o momento presente do escrit\u00f3rio. Al\u00e9m de tudo isso, sabemos tamb\u00e9m que processos manuais implicam em maiores riscos de ocorrerem falhas humanas.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Por\u00e9m, gra\u00e7as ao uso da tecnologia, hoje \u00e9 poss\u00edvel trabalhar de forma estrat\u00e9gica com base em dados e m\u00e9tricas atualizadas<\/a>, que s\u00e3o geradas em quest\u00e3o de segundos. O Business Intelligence – BI<\/em>, por exemplo, \u00e9 uma \u00e1rea que busca auxiliar nas an\u00e1lises de dados utilizando ferramentas tecnol\u00f3gicas. Por meio do cruzamento de informa\u00e7\u00f5es, o BI gera indicadores relevantes<\/a>, confi\u00e1veis e que consideram as particularidades de cada an\u00e1lise.\u00a0<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Entre as vantagens de adotar esse tipo de tecnologia em seu escrit\u00f3rio cont\u00e1bil, podemos citar a vis\u00e3o e controle em tempo real, que d\u00e3o velocidade e seguran\u00e7a para a tomada de decis\u00e3o e colabora com a otimiza\u00e7\u00e3o de processos e efici\u00eancia do servi\u00e7o prestado ao cliente.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Alguns dos dados que merecem muita aten\u00e7\u00e3o do gestor cont\u00e1bil, poss\u00edveis de coletar por meio de ferramentas de BI s\u00e3o:<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Esse \u00e9 o indicador que leva tranquilidade para o gestor no fim do expediente. Saber que as entregas foram feitas no prazo inspira confian\u00e7a para o cliente e \u00e9 a principal garantia de que tudo vai bem na gest\u00e3o do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Esse n\u00famero merece muita aten\u00e7\u00e3o. Prever pend\u00eancias que podem gerar atrasos permite contatar a equipe respons\u00e1vel antes que o atraso aconte\u00e7a. Assim, o gestor pode verificar o andamento da tarefa e auxiliar a organiza\u00e7\u00e3o da equipe garantindo que o prazo seja cumprido. Esse monitoramento \u00e9 essencial para evitar poss\u00edveis multas e a insatisfa\u00e7\u00e3o do cliente.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Depois que o atraso j\u00e1 aconteceu, engana-se quem pensa que n\u00e3o h\u00e1 o que fazer! Acompanhar o \u00edndice de atrasos ajuda a identificar gargalos e criar estrat\u00e9gias para corrigi-los. Neste caso, a an\u00e1lise das justificativas do atraso s\u00e3o extremamente importantes para melhorar processos e evitar que atrasos aconte\u00e7am novamente.<\/p>\r\n Acompanhar o andamento de processos como aberturas, altera\u00e7\u00f5es e baixas de empresas \u00e9 importante para agilizar a execu\u00e7\u00e3o das tarefas e manter o cliente informado com feedbacks atualizados. Al\u00e9m disso, monitorar o passo a passo da execu\u00e7\u00e3o dos processos d\u00e1 a vis\u00e3o necess\u00e1ria para otimiz\u00e1-los para fazer melhorias sempre que for preciso.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n A interpreta\u00e7\u00e3o individual de cada um dos dados citados acima j\u00e1 te daria informa\u00e7\u00f5es valiosas sobre a qualidade dos servi\u00e7os do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil. Agora imagine poder fazer uma an\u00e1lise completa baseada nessas m\u00e9tricas? No Acess\u00f3rias, por exemplo, al\u00e9m de coletar os dados voc\u00ea pode fazer comparativos de desempenho por per\u00edodo, departamento ou por colaborador. O sistema tamb\u00e9m te d\u00e1 acesso \u00e0s justificativas dos atrasos (descritas pelo colaborador), o que possibilita entender quais tarefas demandam mais tempo e aten\u00e7\u00e3o para serem realizadas.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Utilizados de forma estrat\u00e9gica, dados isolados podem ser estruturados e se transformarem em indicadores-chave para a tomada de decis\u00e3o. Dessa maneira, criar um sistema de melhoria cont\u00ednua baseado em an\u00e1lises de indicadores \u00e9 garantia de excel\u00eancia e sucesso para os seus servi\u00e7os. Para isso, o ideal \u00e9 apostar na coleta de dados automatizada de um sistema de gest\u00e3o.<\/a><\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Voc\u00ea sabia que o c\u00e9rebro humano processa cerca de 83% das informa\u00e7\u00f5es por meio da vis\u00e3o? Por isso \u00e9 t\u00e3o importante para a gest\u00e3o do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil que os dados sejam sempre visualmente acess\u00edveis<\/a>.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n As dashboards s\u00e3o ferramentas extremamente eficazes para oferecer uma vis\u00e3o panor\u00e2mica do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil e avaliar resultados e performance da equipe. Pensando nisso, o Acess\u00f3rias lan\u00e7ou uma novidade na exibi\u00e7\u00e3o dos dados coletados e exibidos no sistema: a Tela de Insights do Acess\u00f3rias.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n A Tela de Insights do Acess\u00f3rias \u00e9 uma Dashboard Flex\u00edvel, que permite que o usu\u00e1rio crie m\u00faltiplos pain\u00e9is personalizados conforme sua necessidade, selecionando quais indicadores (insights) deseja exibir, estabelecendo os prazos e com possibilidade de aplica\u00e7\u00e3o de filtros para an\u00e1lises mais direcionadas.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Com dados mensurados de forma visual e informa\u00e7\u00f5es sintetizadas em indicadores f\u00e1ceis de interpretar, a Tela de Insights do Acess\u00f3rias busca tornar a gest\u00e3o do escrit\u00f3rio cont\u00e1bil mais pr\u00e1tica e inteligente.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Al\u00e9m das an\u00e1lises individuais do gestor, outra maneira estrat\u00e9gica de utilizar a dashboard \u00e9 compartilhar resultados por meio de pain\u00e9is de gest\u00e3o, posicionados estrategicamente no escrit\u00f3rio cont\u00e1bil. Assim, os indicadores-chave podem ser acompanhados por toda a equipe, otimizando a percep\u00e7\u00e3o de transpar\u00eancia e garantindo uma vis\u00e3o panor\u00e2mica tamb\u00e9m para a equipe cont\u00e1bil.<\/p>\r\n <\/p>\r\n <\/p>\r\n Quer saber mais detalhes sobre essa e outras funcionalidades do Acess\u00f3rias?<\/p>\r\n Tenha a gest\u00e3o contabilidade<\/a> da sua empresa na palma da m\u00e3o. Saiba mais.<\/p>\r\n <\/p>\r\nDados que n\u00e3o podem passar despercebidos pelo olhar do gestor<\/h3>\r\n
N\u00famero de entregas realizadas no prazo<\/h5>\r\n
Pend\u00eancias que podem gerar atrasos e multas<\/h5>\r\n
N\u00famero de entregas feitas em atraso\u00a0<\/h5>\r\n
Status do andamento de processos<\/h5>\r\n
Melhoria cont\u00ednua por meio do monitoramento de indicadores<\/strong><\/h3>\r\n
Insights: Uma ferramenta de apoio \u00e0s decis\u00f5es<\/strong><\/h3>\r\n