A produtividade contábil está diretamente ligada à forma como o escritório organiza seus processos e se comunicam com clientes e equipe.
Por isso, ter processos organizados e uma comunicação eficiente pode transformar a operação e impulsionar o crescimento do negócio.
Neste contexto, vamos conhecer a história da VITA Contabilidade, de Cajamar–SP. Com mais de 11 anos de atuação, a empresa atende desde MEIs até empresas do Lucro Real, oferecendo serviços contábeis, fiscais, abertura e baixa de empresas, e emissão de certificados digitais.
Comandada por Sidnei Souza, juntamente com a CEO Tatiane Carvalho e Aline Carvalho, a VITA modernizou sua rotina ao adotar o Komunic, plataforma de atendimento integrada ao sistema Acessórias.
O desafio de manter a comunicação eficiente com clientes
Antes de utilizar o Komunic, o escritório utilizava outra plataforma de comunicação.
No entanto, o processo de envio de guias, feito de forma manual, tomava até três dias de trabalho e, além disso, estava sujeito a erros e esquecimentos.
“Nós achávamos que estava tudo certo com o sistema antigo. Mas quando conhecemos o Komunic, vimos que estávamos atrasados em vários processos”, conta Tatiane.
Transição e adaptação: o início do Komunic no escritório
A troca de sistema aconteceu de forma gradual, conforme a equipe foi conhecendo melhor as funcionalidades que o Komunic oferecia.
Com o tempo, a ferramenta passou a fazer parte da rotina de forma natural (e os resultados vieram).
“Hoje, economizamos tempo e nossa equipe produz muito mais. Já estamos ensinando os clientes a acessar as guias direto pelo GED (Gestão Eletrônica de Documentos)”, completa.
Produtividade contábil: o impacto da automatização e da centralização de processos
Para Tatiane, investir em automação foi essencial para aumentar a produtividade contábil e otimizar a rotina do escritório.
Ao fazer isso, a equipe eliminou tarefas manuais e repetitivas, o que permitiu ganhar tempo, reduzir falhas e ter mais controle sobre os processos.
Um bom exemplo disso é o envio de guias, que passou a ser feito de forma automática, com registros claros sobre o que foi enviado e visualizado pelos clientes.
Além disso, a centralização da comunicação em um único canal trouxe mais praticidade e agilidade no atendimento, contribuindo diretamente para a produtividade contábil do escritório de Tatiane.
Manter o histórico de interações em um só lugar facilitou o acompanhamento dos atendimentos e deu mais segurança para a equipe, que agora consegue acessar informações rapidamente, sem depender de vários aplicativos ou trocas de mensagens desconectadas.
Atendimento pelo WhatsApp: autonomia para o cliente
O envio de documentos direto no WhatsApp trouxe mais agilidade para o escritório e praticidade para os clientes.
Dessa forma, eles recebem as informações de forma clara, sem ruídos, no mesmo canal que já estão acostumados a usar no dia a dia.
“Alguns clientes resistem no início, mas quando aprendem a recuperar sozinhos as guias pelo GED, ficam surpresos. Eles não dependem mais da equipe e podem acessar a qualquer hora. Isso facilita muito a rotina de todos”, comenta Tatiane.
Dica da Tatiane para outros contadores
Portanto, para Tatiane, o maior erro é deixar para depois.
“Não tenham medo! A adesão ao Komunic e ao Acessórias foi fundamental para nossa produtividade. Quem já usa o sistema Acessórias e ainda não aderiu ao Komunic está perdendo tempo! O envio automático, o histórico de atendimento e a redução de erros trazem paz para o dono do escritório.”
Conquiste esses resultados no seu escritório também
Assim como a VITA Contabilidade, você também pode automatizar processos, melhorar o relacionamento com o cliente e liberar sua equipe para tarefas mais estratégicas.
Conheça o Komunic, a plataforma de atendimento integrada ao Acessórias que centraliza a comunicação, otimiza a operação e transforma a forma como você se relaciona com seus clientes:
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