A guarda de documentos fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciários é uma rotina essencial para empresas e escritórios contábeis. Em regra, muitos documentos fiscais precisam ser mantidos por cinco anos, mas esse não é um prazo para todos os arquivos.
O período de armazenamento depende do tipo de documento, da legislação aplicável e da existência de processos, fiscalizações ou obrigações ainda pendentes. Neste guia, você verá os principais prazos de documentos fiscais, quais arquivos merecem atenção e como organizar essa guarda de forma mais segura e eficiente.
Quais os riscos de não guardar documentos empresariais?
Não manter os documentos da empresa pelo período adequado pode dificultar a comprovação de operações, pagamentos, créditos tributários e obrigações cumpridas. Em uma fiscalização, por exemplo, a ausência de documentos pode comprometer a defesa da empresa e aumentar o risco de autuações.
O Código Tributário Nacional estabelece prazos de cinco anos para a constituição e a cobrança do crédito tributário, por meio das regras de decadência e prescrição. Por isso, a guarda de documentos empresariais é fundamental para comprovar informações declaradas pela empresa em casos de litígios tributários.
Quanto tempo guardar documentos fiscais?
Para muitos documentos fiscais, o prazo para guardar é de cinco anos. Isso inclui, de forma geral, documentos que comprovam operações utilizadas na apuração e no cumprimento de obrigações tributárias.
Nas notas fiscais eletrônicas, é importante manter o arquivo XML, e não apenas o DANFE ou uma representação em PDF. Isso porque o XML contém as informações estruturadas da NF-e e deve permanecer acessível para consulta e comprovação da operação.
Esse prazo de cinco anos, entretanto, deve ser analisado de acordo com o documento e a situação da empresa. Se houver fiscalização, processo judicial, compensação tributária pendente ou outra obrigação relacionada ao arquivo, a recomendação é não eliminá-lo mesmo que o prazo padrão seja atingido.
Quais documentos o contador deve guardar?
O contador deve organizar e manter, de acordo com sua atuação e com os documentos que estão sob sua responsabilidade, arquivos fiscais, contábeis, trabalhistas e previdenciários necessários para comprovar as obrigações e serviços prestados.
Entre os principais estão:
- XMLs de NF-e, NFC-e e outros documentos fiscais eletrônicos;
- documentos de entrada e saída;
- comprovantes utilizados na apuração tributária;
- livros e documentos contábeis;
- folhas de pagamento e recibos;
- documentos relacionados a férias e rescisões;
- documentos e informações utilizados nas obrigações acessórias;
- guias e comprovantes de recolhimento do INSS e da Previdência Social;
- GPS e demais documentos relacionados às contribuições previdenciárias;
- GFIP e informações previdenciárias transmitidas pelas empresas;
- documentos e registros enviados pelo eSocial.
O escritório contábil pode centralizar a guarda dos documentos, mas isso não significa que a responsabilidade legal pela conservação passe automaticamente para o contador. Por isso, é importante definir no contrato quais documentos serão armazenados pelo escritório e quais devem permanecer sob responsabilidade da empresa.
Também vale estabelecer um processo para receber, organizar e manter os arquivos pelo prazo adequado, principalmente aqueles que podem ser necessários em fiscalizações.
Prazos de documentos fiscais: conheça os principais
A tabela abaixo funciona como uma referência para a organização de alguns arquivos:
| Documento | Prazo |
| PIS/Pasep e Cofins | 5 anos |
| Termo de rescisão do contrato de trabalho | 2 anos |
| Folha de pagamento | 10 anos |
| FGTS, GFIP e GRFC | 30 anos |
| GPS | 5 anos |
| RAIS | 5 anos |
No caso dos documentos fiscais, os 5 anos são uma referência importante para a organização do arquivo, já que o Fisco pode precisar desses registros para verificar a regularidade das obrigações tributárias.
Já na área trabalhista e previdenciária, o tempo de guarda dos documentos pode ser maior. Folhas de pagamento, por exemplo, podem ter prazo de 10 anos, enquanto documentos relacionados ao FGTS, GFIP e GRFC tem prazo de 30 anos.
Alguns documentos gerados no eSocial também precisam ser preservados, como o DAE, recibos de salário, férias e rescisão.
Como guardar documentos fiscais?
O armazenamento de XMLs de notas fiscais em nuvem é a alternativa mais eficiente do que depender de pastas locais, computadores ou arquivos físicos. A centralização facilita o acesso, reduz o risco de perda e permite organizar os documentos dos clientes de forma padronizada.
Afinal, a guarda de documentos deve considerar não apenas o prazo, mas também a facilidade para localizar cada arquivo quando ele for necessário.
No Acessórias, é possível armazenar e organizar os arquivos dos clientes em nuvem, podendo acessar os documentos de qualquer lugar e com infraestrutura AWS.
Além disso, o Acessórias Docs ajuda a automatizar a solicitação e o recebimento de documentos. O escritório pode definir quais arquivos precisam ser enviados, estabelecer prazos e acompanhar o status de cada cliente, com alertas e histórico das interações.
Na prática, isso ajuda a evitar uma das tarefas mais desgastantes da rotina contábil: lembrar o cliente de enviar documentos e conferir manualmente o que ainda está pendente.
Para escritórios que querem melhorar a guarda de documentos, reduzir retrabalho e ter mais controle sobre os arquivos dos clientes, a Acessórias oferece uma gestão integrada de documentos, processos e prazos.
Agende uma demonstração hoje e veja como podemos ajudar seu escritório a se organizar melhor.
Perguntas frequentes sobre guarda de documentos fiscais
É preciso guardar documentos fiscais depois de encerrar a empresa?
Sim. O encerramento das atividades não significa que os documentos possam ser descartados imediatamente. A empresa deve preservar os arquivos durante os prazos legais aplicáveis, inclusive aqueles necessários para comprovar obrigações anteriores.
Como organizar a guarda de documentos dos clientes do meu escritório contábil?
O ideal é centralizar os arquivos em um ambiente seguro, com organização por cliente e facilidade de consulta. A guarda de documentos em nuvem permite reduzir o uso de arquivos físicos e facilita o controle dos documentos recebidos e pendentes.
O que acontece se a empresa perder documentos fiscais?
A ausência dos arquivos pode dificultar a comprovação de operações e informações declaradas ao Fisco, além de prejudicar a empresa em fiscalizações e processos tributários.
O contador tem responsabilidade caso perca algum documento do cliente?
Pode ter, especialmente quando o escritório assume contratualmente a guarda dos arquivos e a perda decorre de falha na prestação do serviço. O cliente pode cobrar a recuperação dos documentos, pedir indenização por prejuízos ou responsabilizar o escritório pela perda, principalmente se isso resultar em problemas fiscais ou multas para a empresa.
