A transformação digital tem afetado a todos e seu escritório contábil pode se beneficiar com isso
Com o avanço da tecnologia e a evolução dos equipamentos e dispositivos, o mercado empresarial vem sofrendo diversas transformações nos mais diferentes segmentos. A contabilidade, embora historicamente tradicional, também vem passando por profundas mudanças. Essas tecnologias, muitas vezes, podem ser encaradas como um desafio, mas quando aliadas ao conhecimento e a vontade de crescer, ajudam a dar andamento às atividades rotineiras de um escritório de contabilidade ou até mesmo de um profissional autônomo e dão suporte a gestão do negócio e também ajudam a captar novos clientes e parceiros.
Por essas e outras tendências, é fundamental que empreendedores contábeis apostem em softwares, por exemplo, para automatizar tarefas, otimizar o tempo de trabalho, garantir agilidade aos processos, aumentar a segurança e diminuir o índice de erros e multas por perda de prazos. Mas antes de qualquer coisa, é importante saber quais são os principais desafios digitais que um escritório contábil pode enfrentar. Iremos citar alguns e também algumas dicas de como superá-los. Confira:
- Clientes conectados: A transformação digital afeta não somente as empresas, mas os clientes também. A grande maioria do público que procura por serviços de contabilidade, hoje, o faz na internet, nas redes sociais e em portais e outros serviços no meio virtual. Por isso, é essencial estar presente neste meio, para conseguir dialogar com o seu público alvo de forma eficaz. Aposte em chats online em seu site institucional, e-mails marketing, videoconferências e publicidade nas redes sociais, a fim de estabelecer um relacionamento mais íntimo com o seus clientes.
- Empresas conectadas: Uma grande tendência no setor contábil, hoje, também é a digitalização e a automação dos processos organizacionais. O que antes era feito de forma física, manual e lenta, hoje é feito digitalmente, de forma rápida e assertiva. Essa situação se aplica ao marketing – feito através de um site institucional com conteúdo explicativo, de rápido acesso e bem rankeado em sites de buscas, blogs, Facebook, Instagram, YouTube e LinkeIn – e também aos processos internos de mensuração de resultados, obtenção de indicadores de desempenho e análise de dados, que hoje são feitos de forma totalmente digital através de softwares especializados, deixando para trás as inacabáveis pastas de documentos, relatórios, agendas e planilhas.
- Documentos virtuais: Atualmente é possível armazenar todo e qualquer tipo de documentação relacionadas à contabilidade de modo digital. Assim, um escritório pode concluir tarefas com maior reprodutibilidade, facilidade de armazenamento e compartilhamento instantâneo, economizando dinheiro, tempo e espaço físico no escritório. Um grande exemplo desta mudança é a própria adaptação de órgãos públicos à essa realidade. Hoje existem a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e também podemos citar o Bloco K do Sped Fiscal, um livro de registro de controle de produção e estoque da Receita Federal, voltado para a escrituração fiscal de indústrias ou empresas equiparadas a indústrias e atacadistas, em versão digital.
- Segurança virtual: Com o crescimento do mundo virtual, proporcionalmente, crescem também os crimes e ataques virtuais. Escritórios de contabilidade lidam diariamente com dados e informações sigilosas, trocadas com clientes, com o governo e outros agentes e, por isso, é de extrema importância que se adotem medidas para evitar ameaças externas. Para garantir confiabilidade, é necessário usar um certificado digital para autenticar as informações trocadas, softwares de segurança e sistemas de criptografias de dados.
- Softwares de gestão: Uma alternativa para escritórios que desejam estar ainda mais imersos no mundo virtual, são os softwares de gerenciamento contábil voltados para a administração geral do negócio. Eles automatizam processos manuais, centralizam dados e garantem um maior controle sobre as operações da empresa. Ajudam também na verificação de documentos, correções e reduzem problemas com a fiscalização, garantindo entregas mais assertivas aos clientes.
Um escritório contábil digital para obrigações acessórias
Agora que você já conhece os principais desafios que um escritório de contabilidade pode enfrentar quando imerso no mundo digital, que tal conhecer mais sobre o Sistema Acessórias de gestão de obrigações acessórias? Com ele você automatiza suas tarefas e garante todos os prazos de entrega de suas obrigações, evitando multas e realizando um atendimento mais eficaz.
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