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O que são as obrigações acessórias?

O que são obrigações acessórias? Saiba mais sobre esse trâmite burocrático tão temido por escritórios de contabilidade e empresas

Manter uma empresa regularizada com o governo, hoje no Brasil, é um desafio que exige atenção constante, principalmente no que se refere às obrigações acessórias. Essas obrigações são declarações e documentos que todas as empresas precisam enviar ao governo periodicamente para manter sua regularidade fiscal e tributária. Tanto para as empresas enquadradas no lucro real quanto no Simples Nacional, é essencial que as obrigações acessórias sejam cumpridas corretamente e dentro dos prazos estipulados.

A perda do prazo ou a não entrega dessas informações pode gerar pagamento de multa para as empresas e isso não é bom. Por isso, é fundamental que se entenda o que são essas obrigações e também o que pode ser feito para melhor a gestão deste processo.

Atualmente, existem duas obrigações tributárias estabelecidas pelo Código Tributário Nacional (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/L5172.htm) – a obrigação principal, que é o pagamento do tributo em si (imposto, contribuição e taxa) e a obrigação tributária acessória, que são todos os demais trâmites burocráticos que os orgãos fiscalizadores pedem como confimação do pagamento das obrigações principais para futuras fiscalizações. Elas devem ser declaradas ao governo (federal, estadual ou municipal). Algumas delas são:

Exemplos de obrigações acessórias

  • Emissão da nota fiscal de venda de mercadoria ou serviço;
  • Emissão das guias de recolhimento dos tributos;
  • Escrituração dos livros fiscais;
  • Confecção e envio das declarações fiscais pertinentes;
  • Demonstrações Contábeis;
  • Folha de pagamento, contracheques;
  • Confecção e envio das declarações sociais.

As obrigações acessórias são enviadas pela internet em grande números aos governos, com inúmeras informações econômicas, financeira e sociais de todos os setores da economia. Essas informações são cruzadas pelos orgãos fiscalizadores para a confirmação da regularidade das empresas. Por isso, para não criar conflitos com o fisco, a empresa precisa de um planejamento tributário eficiente, organizado e de qualidade – é aí que a ferramenta de Gestão de processos contábeis acessorias.com surge como uma solução especializada, reduzindo custos e aumentando a eficiência operacional do processo com muito mais segurança e agilidade!

Como surgem as obrigações acessórias?

As obrigações acessórias surgem de exigências legais que empresas devem cumprir além do pagamento de tributos. Elas incluem a entrega de declarações e relatórios fiscais.

Para contadores, entender o que são obrigações acessórias é essencial para garantir a conformidade legal e evitar penalidades, assegurando a integridade da empresa.

Tipos de obrigações acessórias dos regimes tributários

Obrigações Acessórias do Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado que oferece uma série de vantagens para micro e pequenas empresas, incluindo a redução de obrigações acessórias em comparação aos regimes de lucro presumido e lucro real. As principais obrigações acessórias para empresas optantes pelo Simples Nacional são:

  • DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional): Documento único para o pagamento dos tributos devidos, que integra diversos impostos em uma única guia.
  • PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaração): Declaração mensal onde são informados a receita bruta e os valores devidos de tributos apurados no mês.
  • DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): Declaração anual que fornece informações sobre a situação econômica e fiscal da empresa. Deve ser entregue até o último dia de março do ano seguinte ao exercício de referência.
  • SEFIP/GFIP (Sistema de Escrituração de Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias): Declaração mensal das informações trabalhistas e previdenciárias, como contribuições ao FGTS e à Previdência Social.
  • RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): Declaração anual que informa a relação de empregados da empresa, obrigatória para todas as empresas que mantêm empregados registrados.
  • CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): Obrigatório para informar admissões e demissões de empregados, deve ser enviado mensalmente.

Além dessas, o Simples Nacional também exige o cumprimento de outras obrigações, como o registro e controle das operações fiscais e contábeis, embora de forma mais simplificada em relação aos regimes de lucro presumido e lucro real.

Obrigações acessórias de lucro presumido

O regime de lucro presumido apresenta um conjunto de obrigações acessórias mais extenso em comparação ao Simples Nacional. As principais obrigações incluem:

  • DES (Declaração Eletrônica de Serviços): Requerida por algumas prefeituras para informar a prestação de serviços.
  • DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais): Declaração mensal dos débitos tributários federais.
  • SPED Fiscal: Escrituração Fiscal Digital que abrange informações sobre operações de circulação de mercadorias e prestação de serviços.
  • GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS): Relatório para a apuração e pagamento do ICMS, especialmente no regime de substituição tributária.
  • Outras Obrigações: Incluem LFE (Livro Fiscal Eletrônico), SISCOSERV (Sistema de Escrituração Fiscal Digital de Serviços), GIA Estadual, ECF (Escrituração Contábil Fiscal), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), ECD (Escrituração Contábil Digital), EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS e IPI), e SEFIP/GFIP (Sistema de Escrituração de Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias).</p>

Obrigações acessórias de lucro Real

O regime de lucro real é o mais complexo e exige o cumprimento de diversas obrigações acessórias, incluindo:

  • SINTEGRA: Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
  • ECD (Escrituração Contábil Digital): Substitui diversos livros fiscais em papel por registros eletrônicos.
  • EFD ICMS/IPI: Escrituração Fiscal Digital que engloba os registros fiscais relacionados ao ICMS e IPI.
  • SEFIP/GFIP: Declaração de Informações Trabalhistas e Previdenciárias, relativa ao FGTS e à Previdência Social.
  • CAGED: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, utilizado para informar admissões e demissões de empregados.
  • Outras Obrigações: Incluem ECF (Escrituração Contábil Fiscal), DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais), e DIRPF (Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física).

Cumprir com todas as obrigações acessórias é essencial para manter a conformidade fiscal e evitar penalidades. Cada regime tributário possui requisitos específicos, e as empresas devem estar atentas aos prazos e aos detalhes de cada obrigação para garantir a regularidade de suas operações.

Importância das obrigações acessórias do lucro presumido

Empresas enquadradas no regime de lucro presumido possuem um conjunto de obrigações acessórias mais extenso e complexo em comparação ao Simples Nacional. 

Essas obrigações são de extrema importância para garantir a conformidade com as exigências fiscais e evitar penalidades severas, como multas e restrições operacionais.

Os órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e as Secretarias de Fazenda estaduais e municipais, utilizam as informações fornecidas nessas obrigações acessórias para cruzar dados e verificar a correta apuração e pagamento dos tributos. 

Dessa forma, o cumprimento correto e dentro dos prazos estabelecidos é essencial para que a empresa se mantenha regular, evitando problemas com o fisco.

O que é uma obrigação tributária acessória?

A obrigação tributária acessória é um dever que as empresas têm de fornecer informações à Receita Federal, aos fiscos estaduais ou municipais, com o objetivo de permitir que o governo faça o controle e a fiscalização do cumprimento das obrigações fiscais principais. Enquanto as obrigações principais envolvem o pagamento de tributos (como o ICMS, PIS, Cofins, Imposto de Renda, entre outros), as acessórias estão relacionadas ao fornecimento de informações, como a entrega de declarações fiscais, a emissão de documentos e a manutenção de livros fiscais.

Exemplos de obrigações acessórias incluem:

  • Declarações fiscais, como a DCTF, SPED Fiscal e EFD-Contribuições.
  • Emissão de notas fiscais (como a NF-e).
  • Escrituração digital de documentos fiscais e contábeis.
  • Preenchimento de guias de recolhimento de impostos, quando aplicável.

Essas obrigações são essenciais para garantir que as autoridades fiscais possam acompanhar a regularidade da empresa, verificar a apuração de impostos e fazer eventuais ajustes, como a correção de valores.

Como saber quais obrigações acessórias sua empresa deve atender?

Para identificar as obrigações acessórias que sua empresa precisa cumprir, você deve considerar os seguintes pontos:

Regime Tributário:

Empresas optantes pelo Simples Nacional possuem um conjunto de obrigações acessórias menores e simplificadas.

Empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real têm obrigações mais complexas, com exigências adicionais de escrituração e declarações fiscais.

Natureza da Atividade Econômica:

O tipo de atividade da empresa (comércio, prestação de serviços, indústria) pode influenciar as obrigações, já que diferentes setores estão sujeitos a diferentes tributos e regulamentações. Por exemplo, empresas de comércio precisam de obrigações relacionadas ao ICMS.

Localização da Empresa:

O estado ou município em que a empresa está registrada pode determinar obrigações adicionais, como a Guia de Informação e Apuração do ICMS (GIA), que varia de estado para estado.

Municípios podem exigir declarações de ISS (Imposto sobre Serviços) ou outras obrigações específicas de cada localidade.

Faturamento e Tamanho da Empresa:

Empresas com maior faturamento ou com operações mais complexas têm exigências mais rigorosas, como a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e a DCTF.

A melhor maneira de determinar com precisão quais obrigações acessórias sua empresa deve cumprir é contar com a orientação de um contador especializado, que pode mapear todas as exigências legais conforme o perfil da empresa.

Como funcionam os prazos das obrigações acessórias?

Os prazos das obrigações acessórias variam de acordo com a natureza da obrigação, o regime tributário da empresa e outros fatores. Cada tipo de obrigação tem um prazo específico para sua entrega, e é importante que a empresa cumpra esses prazos para evitar multas e penalidades. Aqui estão alguns exemplos:

  • Mensais: Obrigações como a DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais) ou a EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições) precisam ser entregues todo mês, geralmente até o 15º dia do mês seguinte ao período de apuração.
  • Trimestrais: Algumas obrigações podem ser entregues a cada três meses, como a DIPJ (Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) para empresas do Lucro Presumido.
  • Anuais: Existem obrigações acessórias com prazo anual, como a DASN-Simei (Declaração Anual do Simples Nacional para microempreendedores individuais), e a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica.

Além disso, alguns prazos podem ser fixados por calendário fiscal, que a Receita Federal e os fiscos estaduais divulgam no início de cada ano. As empresas precisam ficar atentas a esses prazos para evitar a cobrança de juros e multas.

Como fazer o controle das obrigações acessórias?

O controle das obrigações acessórias é fundamental para garantir que a empresa cumpra suas obrigações fiscais de maneira eficaz e no prazo correto. Algumas dicas para fazer esse controle incluem:

  1. Utilizar Software de Gestão Contábil:
    • Um software de gestão contábil ou fiscal pode automatizar o preenchimento de documentos, o agendamento de entregas e o acompanhamento dos prazos de vencimento. Ferramentas como o Omie e outros sistemas ERP contábeis ajudam na organização e no controle.
  2. Criar um Calendário Fiscal:
    • Organize as obrigações acessórias de acordo com seus prazos. Utilize ferramentas como planilhas ou aplicativos de gestão para marcar os prazos de entrega e evitar esquecer algum compromisso fiscal importante.
  3. Manter a Documentação Organizada:
    • Guarde e organize todos os documentos necessários para a entrega das obrigações, como notas fiscais, recibos, livros fiscais, extratos bancários, entre outros. Isso facilita o processo de escrituração e evita erros.
  4. Acompanhamento Contínuo:
    • O contador deve realizar auditorias internas periódicas para garantir que todas as obrigações estejam sendo cumpridas corretamente. Além disso, é importante acompanhar as mudanças na legislação fiscal, que podem afetar as obrigações acessórias.

Quais são as obrigações acessórias mensais?

Entre as obrigações acessórias mensais, destacam-se:

  1. DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais):
    • A DCTF deve ser enviada mensalmente até o 15º dia do mês seguinte à apuração, para informar à Receita Federal os tributos federais devidos e pagos.
  2. EFD-Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições):
    • Essa obrigação é relacionada à apuração e escrituração das contribuições para o PIS/Pasep, Cofins e IPI. Ela deve ser entregue até o 15º dia do mês seguinte à apuração.
  3. SPED Fiscal:
    • O SPED Fiscal é um arquivo digital que contém a escrituração de livros fiscais e contábeis (como ICMS, IPI e outros tributos). Para empresas do Lucro Real e Lucro Presumido, a entrega do SPED Fiscal deve ser feita mensalmente.
  4. GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS):
    • Empresas que comercializam produtos e estão sujeitas ao ICMS precisam entregar mensalmente a GIA para informar o ICMS devido e apurado.
  5. GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social):
    • A GFIP é utilizada para a declaração das contribuições para o FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) e para a Previdência Social. Deve ser enviada mensalmente, até o 7º dia do mês seguinte.
  6. Fapesp:
    • Para empresas localizadas no estado de São Paulo, existe a Fapesp, que se refere à contribuição para o Fundo de Apoio à Pesquisa do Estado de São Paulo.
  7. IRPJ e CSLL (Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido):
    • Algumas empresas precisam apurar e pagar o IRPJ e a CSLL mensalmente, especialmente aquelas que optam pelo Lucro Real.

Essas são apenas algumas das obrigações mais comuns. A periodicidade e a necessidade dessas obrigações podem variar de acordo com o regime tributário da empresa, sua localização e a natureza de suas atividades. Manter-se atualizado com as obrigações fiscais é essencial para evitar problemas com o fisco e garantir o funcionamento legal e eficiente da empresa.

*ref: https://blog.omie.com.br/obrigacoes-acessorias-saiba-o-que-sao-e-como-funcionam-os-prazos/

Conheça o Sistema Acessórias e não perca seus prazos

Com o Sistema Acessórias é possível organizar de forma digital e automática todos os prazos das as entregas das obrigações acessórias, acompanhando diariamente lembretes sobre prazos e demandas, independente se a entrega é mensal, anual ou pontual. Através de um smartphone, tablet ou computador, todas as informações podem ser consultadas pelo responsável do escritório de contabilidade, com um controle total sobre todas as responsabilidades de seus colaboradores. Além disso, todos os documentos e recibos são armazenados na nuvem, ou seja, eles estão salvos com segurança e podem ser acessados de qualquer lugar, basta uma conexão de internet.

Mantenha todos os seus prazos sob controle e diga adeus às suas planilhas e agendas. Chega de multas! Empresas com processos automatizados têm muito mais lucro e possuem um valor de mercado superior do que suas concorrentes. Conheça o Sistema Acessórias.com, implante uma gestão eficiente dentro da sua empresa e gere mais segurança e agilidade para o seu escritório.

Saiba mais sobre o calendário de obrigações Acessórias

Veja também: como criar processos na empresa | Regimes tributários | Tipos de contabilidade

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